“Motore, azione! Ciak si gira!”… o forse… “ciak si Jira” – il caso Findomestic

Adoro il cinema e il suo mondo. L’ho vissuto solo da spettatore, ma ho sempre pensato che “esserci dentro” mi sarebbe piaciuto davvero tanto. Purtroppo o per fortuna, gli eventi e le mie scelte mi hanno portato a fare altro nella vita, gli ultimi anni poi… beh sono stati davvero importanti, carichi di sfide e di cambiamenti… e così ci si trasforma, mutando la pelle per un po’ e si passa da spettatore ad attore, da attore a regista, da regista a scrittore e allora… che sia!

“Motore, azione! Ciak si gira!”

L’esperienza con i team di Findomestic in questo ultimo anno è stata davvero interessante e coinvolgente. Non lo dico per i risultati portati a casa, ma per “come” li abbiamo ottenuti ed è questo che ha fatto veramente la differenza. È in questo che mi sono, ci siamo trovati, ovvero il “come” volevamo ottenere i risultati, “come” raggiungere gli obbiettivi.
Il tutto nasce come sempre, in un rapporto cliente-fornitore: un elenco di richieste, una proposta tecnica di progetto, la proposta economica, poi la valutazione e una formalizzazione contrattuale. Questi gli aspetti formali con cui nasce il rapporto tra Findomestic e la business unit GetConnected di Gruppo Euris.

Una piccola premessa, Findomestic, Gruppo BNP Paribas (credo non abbia bisogno di presentazioni, no?) è un’azienda che già dal 2018 ha creduto nel valore del cambiamento, iniziando il suo percorso  dalla Direzione IT e dalla Direzione Risorse Umane dotando  l’azienda di tutte le risorse necessarie alla trasformazione agile.
Questa spinta verso il mondo agile è nata sicuramente dalla consapevolezza che il modello organizzativo gerarchico fatica a sostenere le velocità richieste oggi dal mercato.

Contesto

La richiesta di Findomestic non era francamente delle più semplici, perché riguardava la progettazione di un sistema di Project Portfolio che rispondesse al passaggio verso il mondo Agile.
La richiesta è stata affrontata con soluzioni che fornissero  un risultato preciso e puntuale alle richieste poste e per farlo è stato adottato il seguente processo.

1. La Discovery Findomestic, l’Inception GetConnected

Due nomi diversi per lo stesso risultato! La Discovery è il periodo di tempo previsto nel modello operativo di Findomestic necessario ad analizzare in modo attivo e collaborativo lo stato dell’organizzazione e dei processi di lavoro, identificando gli strumenti essenziali per strutturare un approccio sostenibile ed efficace al progetto.
L’output è stato avere un piano di azione di massima che tenesse conto delle dinamiche dell’ecosistema aziendale e come outcome la consapevolezza diffusa di quanto si è definito per andare a realizzare il progetto.
Il livello di complessità dell’argomento però era tale che è stato scelto di realizzare un prototipo che potesse fornire anche l’evidenza pratica dei risultati che si sarebbero poi ottenuti nella realizzazione.

2. Proof of Concept (POC)

Il piano di azione era stato stabilito, ma era necessario comprendere fino in fondo cosa sarebbe stato realizzato, quali sarebbero stati i benefici, che valore avrebbe portato il realizzare e portare a termine il progetto.
Definiti questi ambiti, si è proceduto alla realizzazione di un subset applicativo che fosse significativo, approfondendo i processi AS-IS in funzione del processo di trasformazione in essere.

3.”Motore… azione!”

È stato nella fase del POC, di comune accordo con il team Findomestic, che è stato deciso di affrontare tutto il progetto utilizzando una modalità di lavoro Agile, formando un unico team che comprendesse i consulenti GetConnected e i profili di Findomestic.
Di fatto la decisione è stata quella di mettere in disparte il rapporto cliente-fornitore per dare invece  spazio a un gruppo di lavoro con il medesimo obbiettivo comune.
Questa fase, durata qualche mese, ci ha permesso da un lato di raggiungere l’obbiettivo tecnico, ma soprattutto di affinare i processi di lavoro, l’organizzazione, l’affiatamento tra le persone, la coesione e la collaborazione attiva e proattiva di tutti i componenti del team.
Qui abbiamo davvero acceso il motore della cinepresa preparandoci a interpretare sotto sguardi attenti – e devo dire curiosi – la nostra prima ripresa.

4.”Ciak.. si gira!”

Durante la fase del POC il team ha dimostrato due cose che hanno convinto davvero:
1) è stato in grado di concretizzare il risultato tecnico e applicativo, portando Findomestic a procedere con l’implementazione, passando da un “poc” alla realizzazione progettuale;
2) è riuscito a comprendere i punti chiave ed affinare il processo per affrontare il passaggio successivo, il progetto definitivo.

Non ci siamo fatti cogliere di sorpresa

La prima cosa che tutti insieme abbiamo realizzato è stato disegnare, forti dell’esperienza e della competenza di ogni partecipante, il team definitivo che si prendesse in carico la responsabilità di traguardare il risultato finale.

Abbiamo stabilito con chiarezza e puntualità i ruoli (ad esempio Delivery Owner, Scrum Master, Product Owner, sviluppatori, tester), abbiamo definito gli stakeholder e come questi avrebbero interagito con il team e per quale motivo.
Partendo dal framework Findomestic abbiamo utilizzato un modello di eventi e appuntamenti che rispondesse alle esigenze, al ritmo che volevamo dare a tutto il progetto.
Abbiamo utilizzato Scrum come framework e ci siamo dati le regole per attuarlo, seguirlo e sfruttarne le potenzialità, adattandoci al modello agile Findomestic per realizzare un progetto che fosse davvero un Agile Project Portfolio.
Siamo partiti con regole e obbiettivi comuni, un team “più smart” e una forte responsabilità del singolo verso il gruppo di lavoro.

Operativamente, grazie alla visione ed agli obiettivi che il PO ha portato al Team, abbiamo costruito il nostro Product Backlog composto dalla lista di attività prioritizzata da portare avanti per massimizzare il valore prodotto per il nostro cliente finale ed abbiamo lanciato il primo Sprint.

Le attività sono state portate avanti in cicli di lavoro brevi (2 settimane) al fine di garantire al team i feedback da parte degli stakeholder interessati.

Inoltre, la figura del delivery owner è stata quella che ha garantito la continuità con il contesto Findomestic, supportando il PO nelle attività di interfaccia con il Team.

Il team aveva avuto un’esperienza comune precedente, si era preso in carico la realizzazione del prototipo e, nonostante questo, non sempre è stato tutto semplice e lineare.
Ci sono voluti un paio di sprint interlocutori e un paio di retrospettive per rivedere alcuni processi e alla fine il risultato è stato davvero eccellente.

Nessuno mancava al daily e se succedeva veniva avvertito per tempo il team, a volte ci si sentiva anche solo per dirsi “ciao, tutto bene, nessuna novità”, ma c’era sempre la presenza e se consideriamo il fatto che tutto ciò è sempre avvenuto attraverso piattaforme online e mai di persona… la cosa non era sempre agevole e “agile”.

Di fondamentale importanza è stato lo scrum master che nei primi tre o quattro sprint ha tenuto il colpo a tutti gli “arzigogoli” e “rivoli” che si sono creati, riportando tutti ai processi e alle regole che ci eravamo dati.
Quante volte l’ho sentito dire “l’avete deciso voi se e non vi va più bene è necessario rivedere cosa non va, ma lo faremo nel momento preposto” oppure “il goal di questo sprint è definito, state su quello e non andate su altro”.
Abbiamo lavorato per mesi, a volte inserendo requisiti non previsti dal progetto, ma necessari, altre volte togliendo requisiti perché di troppo.

È stata scritta la sola documentazione necessaria e abbiamo realizzato video formativi e guide per l’utente.

Se dovessi dare un nome a questo team lo chiamerei davvero “Dream Team” e la vera dimostrazione l’abbiamo avuta nei momenti più difficili del processo agile, cioè le demo agli stakeholder, in cui sono arrivate anche domande difficili, a volte scomode o che ci hanno preso di sorpresa. Il team ha risposto coeso, fronte unico con un’unica responsabilità di gruppo e questo ci ha permesso di intervenire velocemente con correttive, aggiustamenti, senza mai mettere in discussione le persone, agendo davvero come squadra.

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