Come migliorare il lavoro di team con la digitalizzazione

La digital transformation è oggi uno dei fattori cui le imprese guardano con più interesse per innovare. Molto spesso questa trasformazione ha un impatto importante in termini di efficacia e comunicazione anche sull’andamento dei processi interni e della team collaboration.

Anche quest’anno abbiamo partecipato all’Information Technology Forum di Milano come Solution Partner per l’Italia di Atlassian, ospiti dello stand del leader dei software per la gestione agile dei processi e per la team collaboration.

In occasione di questa edizione 2018 abbiamo partecipato anche noi alla tavola rotonda di professionisti chiamati a approfondire il tema della Digitalizzazione e dell’Automazione di processo a supporto dell’organizzazione aziendale e dei team.
L’intervento proposta dal nostro Cristian, responsabile team Atlassian, è partito da una domanda oggi sempre più comune nelle aziende italiane: Come ottimizzare il lavoro in team grazie alla digitalizzazione dei processi?

Abbiamo provato a elaborare insieme una risposta portando una chiave di lettura che noi di GetConnected abbiamo elaborato in base alle esperienze fatte nel corso di questi ultimi anni assieme ai nostri clienti, che spaziano dall’automotive al fashion, da aziende IT a grandi gruppi industriali.

Se esiste una formula magica, è difficile dirlo e ancor più definirne una univoca. Sicuramente qualche ingrediente chiave da tenere in considerazione quando si prepara la porzione c’è, e vogliamo condividerlo con voi.

Lo stato dell’arte

Andiamo con ordine e partiamo con 3 dati di fatto importanti:

• le industrie sono sempre di più “software-first”, in qualsiasi campo e questo è un trend irreversibile. Questo vuol dire che se non lo vogliamo subire, è un trend che dobbiamo governare. E anche cavalcare con vantaggio!
• il software sta cambiando il modo di lavorare in team: pensate solo a quanti modi abbiamo oggi di comunicare con i nostri colleghi (mail, chat, tramite portali di collaborazione, tendenzialmente portato su dispositivi mobile che ci seguono ovunque). Pensate a quanto si sono velocizzate le comunicazioni e la mole di informazioni che muoviamo ogni volta.
• anche la cultura e l’evoluzione della società stanno cambiando la team collaboration. Per fare un esempio, pensiamo a tutto il tema Agile e come stia dilagando anche nelle aziende italiane:
  questo va di pari passo con l’evoluzione delle organizzazioni sempre più fluide, sempre più tecnologicamente avanzate e sempre più culture-driven, con livelli elevati di autonomia decisionale sui vari gruppi

La digitalizzazione dei processi quindi è una grande occasione, soprattutto in questa fase evolutiva organizzativa molto importante, ma non è tutto chiaramente rose e fiori

Gli ostacoli alla trasformazione

Recenti statistiche mostrano che il top management è consapevole dell’importanza del processo di digitalizzazione, ma ci sono 3 (classici) ostacoli:

• costi di investimento non sempre immediatamente raffrontabili con il ritorno iniziale dell’investimento
• difficoltà nella gestione del cambiamento e un management poco preparato a supportare il cambiamento
• competenze digitali necessarie sempre più elevate, che si scontrano con una diffusa cultura informatica ancora bassa

Dove migliorare con la digitalizzazione?

Deve incoraggiare però il fatto che – guardando anche al solo mercato italiano – sono numerose le realtà industriali di tutte le dimensioni industriali che tramite la digitalizzazione dei processi hanno ottenuto importanti benefici, soprattutto in 4 aree:

• Ambito analitico\decisionale: più processi abbiamo sotto controllo e sono integrati nel nostro sistema, più riusciamo a estrapolare informazioni essenziali per la governance del nostro business
• Performance produttive: più ci appoggiamo a tool appositi, più riusciamo ad automatizzare e quindi a velocizzare le nostra operatività. Pensiamo al vantaggio di un metodo DevOps.
• Customer satisfaction: scaricare sui tool gran parte delle attività più ripetitive del nostro lavoro quotidiano ci permette di concentrarci sul vero valore aggiunto che diamo al nostro business
• Miglioramento del capitale umano: proprio perché la persona resta l’elemento essenziale del processo evolutivo di un’azienda, l’automazione dei processi favorisce la possibilità di far esprimere il proprio potenziale ai vari team perché li libera dalle zavorre delle procedure operative

Il segreto del successo nella digitalizzazione dei processi parte col capire come interpretare nella propria realtà i cambiamenti da apportare nelle 4 aree elencate sopra, e ovviamente il raggiungimento di questi 4 obiettivi di miglioramento è fattibile solo grazie un insieme di fattori.

Vade Mecum per una trasformazione di successo

Ecco qui 5 punti chiave che grazie alle esperienze cha abbiamo fatto con Atlassian riteniamo essere davvero importanti per realizzare una trasformazione di successo:

• Miglioramento continuo. Non è pensabile di raggiungere l’eccellenza “al primo colpo”, in una prima stesura del nostro sistema: fissiamoci degli obiettivi crescenti e soprattutto misuriamo quanto ci stiamo avvicinando al risultato. Inserire delle metriche nei processi e misurarli è essenziale.
• Condivisione del risultato. È importante che all’interno del team siano chiari gli obiettivi e si condividano tutti i risultati, dai traguardi più importanti ai momenti più difficili, questo per creare il giusto clima di affiatamento e per arrivare ad avere una cultura ed una esperienza aziendale condivisa.
• Shared mindset, ovvero costruire una mentalità condivisa, basata su pratiche comuni condivise nel day-by-day. Ma per poter arrivare a questo risultato bisogna anche sottolineare che la responsabilità ultima di processi di cambiamento così incisivi appartiene al top management, che deve diventare il primo depositario e promotore di questa nuova mentalità. La differenza tra management e leadership.
• Struttura organizzativa fluida. Non più muri tra i team ma interconnessioni, perché i team devono essere sempre più cross-funzione.
• Il tool fa la differenza. È fondamentale “scaricare a terra la tensione” dei processi digitali con i prodotti più adatti. Questo perché abbiamo da un lato utenti sempre più esigenti, dall’altro l’obiettivo di velocizzare e semplificare, non sicuramente appesantire. Perciò sono strategici tool integrati e intuitivi che non stravolgono il modo di lavorare dei team, ma li aiutano a esprimere al meglio il loro potenziale.

E voi, avete in progetto di intraprendere un percorso di digital transformation ma qualche ostacolo vi rallenta? Quale?
O non avete chiaro quali step percorrere per primi e quali tool adottare per sostenere questi cambiamenti?