4 semplici strategie di collaboration per team dislocati

Siamo dovunque.

Beh, forse non esattamente dovunque, ma abbiamo comunque un team che è dislocato su numerosi continenti. In quanto piccola azienda di sviluppo software con un team variegato composto da ingegneri, marketer e figure operative, ognuno di noi ha parecchia responsabilità e incarichi relativi ai nostri progetti e prodotti. Difficilmente abbiamo la possibilità di vederci di presenza, e pefino il trovarci tutti online allo stesso orario è difficoltoso. E allora, come riusciamo a lavorare come un vero team? 

Ci sono alcuni semplici principi che ci ispirano:

• Crediamo nella trasparenza. Per il team è importante che ognuno abbia visibilità e possibilità di condivisione su ciò su cui stanno lavorando i compagni di squadra.
• Crediamo nell’efficienza. Vogliamo che qualsiasi informazione e comunicazione sia facilmente accessibile e non rappresenti un sovraccarico per i compiti dell’amministratore.

Proprio per supportare questi principi durante lo svolgimento del nostro lavoro di team dislocato, abbiamo elaborato alcune semplici strategie che pensiamo possano essere utili a qualsiasi team affronti le sfide delle barriere temporali, geografiche e spaziali.

1. Blog post quotidiani

Dal momento che ogni membro del team si trova impegnato su compiti differenti, il risultato e successo generale del progetto dipende dalla nostra capacità di collaborare e sfruttare i reciproci punti di forza. Vogliamo incentivare quel flusso di idee spontaneo che si viene a generare nel momento in cui persone dalle competenze e background più differenti si incontrano e lavorano assieme. Vogliamo incentivare il brainstorming, le domande, i commenti e i complimenti per il lavoro ben svolto.

Ma i meeting risultano impossibili per la lontananza geografica e trovarci online contemporaneamente richiederebbe che alcuni membri della squadra lavorino nel bel mezzo della notte. E allora richiediamo che ogni membro del team scrivi un breve blog post sul lavoro svolto in un dato giorno. Ecco come funziona:

• I membri del team creano un post in uno space centrale su Confluence. Si utilizzano le iniziali del nome e la data come titolo del post (es, DS – 20 Ottobre 2017)
• Nel post, elenchiamo ciò su cui abbiamo lavorato quel giorno, includendo eventuali link a relative pagine Confluence o issue su Jira. Riportiamo inoltre ciò su cui lavoreremo successivamente e le problematiche incontrate. In questo modo ognuno sa a che punto si trova l’altro, in che direzione sta andando e di che tipo di aiuto a bisogno
• Leggiamo i post degli altri e utilizziamo il “Like” per indicare che lo abbiamo letto
• Utilizziamo i commenti (in-line o al termine del post) per porre/rispondere alle domande

2. Zero email per comunicazioni interne

Il nostro team non utilizza le email per le comunicazioni interne. Teniamo piuttosto le discussioni su room o su chat one-to-one di HipChat. Il vantaggio è presto detto. Nessuna informazione importante rimane sepolta nella casella postale di un singolo individuo.

In ogni caso, questo sistema richiede che si seguano alcune regole di base. Il semplice fatto che HipChat sia uno strumento di instant-messaging, non significa che ci si aspetta che tutti rispondano immediatamente, a meno che non faccia parte del vostro team di supporto/DevOps ovviamente. Inoltre, incoraggiamo l’utilizzo di etichette di messaggio, chiedendo a tutti di sintetizzare il loro messaggio taggando le specifiche persone dalle quali richiedono un contributo, specificando di cosa hanno bisogno e entro quali tempistiche.

3. Tutto ciò che serve in un unico posto

Tutto ciò che creiamo – che sia un documento scritto, una presentazione o uno screenshot – viene conservato in modo che sia consultabile successivamente ed auspicabilmente riutilizzato. Ciò significa che è fondamentale che l’item sia facile da trovare per ogni membro del team.

Il segreto è che il documentare il proprio lavoro sulla giusta pagina e space di Confluence diventi una prassi utilizzata da tutti. In Confluence, tutto è organizzato in space, che raccolgono l’insieme di pagine relative secondo una struttura ad albero. Per esempio, noi teniamo tutti i contenuti di marketing e le bozze dei blog post nell’apposito space “Content & Marketing”. Lo space è poi strutturato in pagine individuali per ogni tipo di contenuto o blog post, le quali vengono riviste e discusse dall’intero team. L’importante è che si abbia ben chiaro il modo in cui si desidera organizzare il vostro space su Confluence prima di creare contenuto, così che tutto rimanga opportunamente organizzato.

Pro tip: Per maggiori informazioni su come organizzare il vostro Confluence, consulata questa utile guida.

4. Mantenere puliti gli spazi comuni

Naturalmente, dal momento che chiunque crea contenuti su Confluence, c’è il rischio che, non curandone il mantenimento, lo space diventi tanto disordinato quanto la peggiore delle inbox email. Come buoni coinquilini, ci condividiamo le responsabilità per il mantenimento degli ambienti comuni.

 I commenti, in particolare, spesso contengono informazioni o decisioni che rischiano di essere persi. Questo è il motivo per cui ci assicuriamo che tutto ciò che di importante ci possa essere in un commento venga poi incorporato nella pagina prima di eliminare il commento.

Solo perché fai parte di un team distribuito non significa che ti devi ritrovare a prender parte a meeting nel bel mezzo della notte o sentirti disconnesso dal resto dei tuoi colleghi! Con le giuste strategie collaborative, pratiche e strumenti, anche i team remoti possono lavorare insieme e contribuire al raggiungimento dell’obiettivo comune, non importa in quale parte del mondo i membri si trovino.

Mantieni il tuo team allineato con Confluence: il modo migliore per i team distribuiti di restare connessi, condividere le informazioni e collaborare (ognuno compatibilmente con la propria time zone!).

di Natalie Mendes, Senior Agile Evangelist, Atlassian

traduzione di Davide Schillaci

Articolo originale:  4 Simple colloboration strategies for distributed teams