Stiamo risolvendo il problema giusto?
Prima di scegliere tecnologie e soluzioni, ogni progetto dovrebbe partire da una domanda più importante
Quando nasce un nuovo progetto, la tentazione è spesso quella di partire subito dalla soluzione.
Serve una nuova piattaforma. Dobbiamo automatizzare un processo. Vogliamo introdurre l’Intelligenza Artificiale. È necessario integrare due sistemi. Dobbiamo rendere più efficiente un servizio.
Richieste perfettamente legittime, che però contengono già un’ipotesi su ciò che dovrebbe essere fatto. E se il vero problema fosse un altro?
Un progetto può essere ben pianificato, rispettare tempi e budget, implementare correttamente tutti i requisiti e funzionare dal punto di vista tecnologico. Eppure può non generare il cambiamento atteso.
Perché eseguire bene un progetto non basta, se stiamo risolvendo il problema sbagliato.
In un momento in cui AI, automazione e nuove piattaforme permettono di passare sempre più rapidamente dall’idea all’execution, dedicare tempo alla comprensione del problema può sembrare quasi un rallentamento. In realtà è ciò che permette di investire tempo, competenze e tecnologia nella direzione giusta.
SOMMARIO:
Molti progetti iniziano con una richiesta apparentemente molto chiara: “abbiamo bisogno di una nuova piattaforma.”
Ma perché?
Forse le informazioni sono distribuite tra troppi sistemi, oppure i processi richiedono continui passaggi manuali, le responsabilità non sono sufficientemente chiare e le persone utilizzano gli strumenti esistenti in modi molto diversi.
Allo stesso modo, dietro un “dobbiamo automatizzare questo processo” potrebbe nascondersi una domanda ancora più importante: quel processo dovrebbe davvero funzionare così?
Automatizzare un’attività inefficiente significa spesso renderla semplicemente più veloce, senza eliminare le ragioni che la rendono inefficiente. Lo stesso vale oggi per l’AI: chiedersi dove introdurla è utile, ma dovrebbe venire dopo un’altra domanda: quale problema vogliamo risolvere e quale risultato vogliamo ottenere?
È una distinzione importante perché cambia il punto di partenza del progetto. La tecnologia smette di essere l’obiettivo e torna a essere ciò che dovrebbe essere: uno degli strumenti attraverso cui raggiungerlo.
Dal "cosa vogliamo implementare?" al "cosa vogliamo cambiare?"
Cambiare domanda può cambiare radicalmente la prospettiva: “cosa vogliamo implementare?” porta naturalmente verso funzionalità, requisiti, configurazioni e tecnologie. “Cosa vogliamo cambiare?” obbliga invece a guardare prima all’organizzazione.
Potremmo voler ridurre il tempo necessario per gestire una richiesta, eliminare attività manuali, rendere più semplice l’accesso alle informazioni, migliorare l’esperienza di dipendenti o clienti, aumentare la visibilità sui processi oppure permettere a un servizio di crescere senza aumentare proporzionalmente la sua complessità.
Una volta definito il cambiamento desiderato, diventa molto più semplice capire quali processi devono essere ripensati e, solo successivamente, quali strumenti possono supportarli.
Significa passare da un approccio solution-first a un approccio problem-first.
Tutto questo non per rallentare il progetto, ma per evitare che la soluzione condizioni troppo presto il modo in cui definiamo il problema.
Output e outcome: una differenza che cambia il progetto
C’è un altro modo per osservare la stessa questione: distinguere ciò che un progetto produce dal cambiamento che dovrebbe generare: implementare una piattaforma è un output, automatizzare un workflow è un output.
Creare un nuovo portale o introdurre un AI Agent sono output, ma nessuno di questi elementi, da solo, racconta il successo del progetto.
L’outcome è ciò che accade grazie a quell’output: richieste gestite più velocemente, meno errori, maggiore autonomia delle persone, migliore qualità delle informazioni, riduzione delle attività ripetitive o maggiore capacità dell’organizzazione di adattarsi.
La distinzione può sembrare teorica, ma ha conseguenze molto concrete.
Se l’obiettivo è “implementare una piattaforma”, il progetto può essere considerato concluso quando la piattaforma è operativa. Se l’obiettivo è “ridurre i tempi di gestione delle richieste”, la piattaforma diventa invece una delle leve attraverso cui ottenere e misurare quel risultato.
Il successo non coincide più con ciò che abbiamo implementato, ma con ciò che siamo riusciti a cambiare.
Il problema cambia a seconda di chi lo osserva
C’è poi un’altra ragione per cui il problema iniziale merita di essere approfondito: raramente esiste una sola prospettiva.
Lo stesso processo può essere percepito in modo molto diverso da chi lo gestisce, da chi utilizza il servizio, dall’IT, dal management o dalle funzioni che ne dipendono.
Per una funzione il problema può essere la lentezza. Per un’altra la mancanza di informazioni. Per l’IT può essere la frammentazione tecnologica. Per il management, invece, l’assenza di dati che permettano di prendere decisioni.
Partire da una sola prospettiva rischia quindi di produrre un’analisi parziale e, di conseguenza, una soluzione altrettanto parziale.
Coinvolgere gli stakeholder nelle prime fasi serve proprio a far emergere esigenze, dipendenze e vincoli che potrebbero non essere visibili dal punto di osservazione iniziale.
Non significa necessariamente trovare un compromesso tra tutte le richieste. Significa costruire una comprensione condivisa del problema da risolvere e del risultato da raggiungere.
Capire prima per decidere meglio
Una volta messo a fuoco il problema, anche le decisioni successive diventano più consapevoli.
Quali attività devono essere mantenute? Quali possono essere semplificate? Cosa ha senso automatizzare? Dove potrebbe generare valore l’AI? Quali integrazioni sono realmente necessarie? Abbiamo bisogno di una nuova tecnologia oppure possiamo ottenere il risultato desiderato facendo evolvere ciò che abbiamo già?
Quest’ultima domanda è particolarmente importante.
Un’analisi iniziale non dovrebbe servire a confermare una soluzione già scelta, ma anche a metterla in discussione quando necessario.
A volte il risultato può essere una nuova piattaforma. In altri casi può essere la revisione di un processo, una diversa configurazione degli strumenti esistenti, una nuova integrazione o una combinazione di interventi tecnologici e organizzativi.
È proprio qui che una fase iniziale di comprensione produce valore: riduce l’incertezza prima che le decisioni diventino costose da modificare.
Correggere un’ipotesi durante un workshop è relativamente semplice. Scoprire la stessa criticità dopo mesi di configurazione, sviluppo, integrazione e formazione può significare rework, ritardi e investimenti aggiuntivi.
Inception: mettere a fuoco il problema prima della soluzione
È da questa esigenza che nasce Inception, il servizio di GetConnected pensato per aiutare le organizzazioni a comprendere il proprio punto di partenza e trasformare un’esigenza iniziale in un percorso concreto di evoluzione.
Attraverso workshop collaborativi e il coinvolgimento degli stakeholder, analizziamo il contesto, i processi esistenti e gli obiettivi del progetto per far emergere esigenze, criticità, dipendenze e opportunità di miglioramento.
Il percorso permette di costruire progressivamente tre elementi fondamentali: una Stakeholder Vision, per condividere obiettivi e requisiti di alto livello; una Proven Architecture, per verificarne la fattibilità; e una Software Selection, per individuare le tecnologie realmente utili a raggiungere gli obiettivi definiti.
Il risultato non è semplicemente una lista di requisiti.
È una visione più chiara e condivisa di cosa deve cambiare, perché deve cambiare e quale percorso può portare dal punto di partenza al risultato desiderato.
Perché la domanda da cui dovrebbe iniziare un progetto non è necessariamente “quale soluzione vogliamo implementare?” ma, probabilmente, un più prliminare: “stiamo risolvendo il problema giusto?”
Perciò, prima di scegliere la soluzione, metti a fuoco il problema!
Ogni progetto di trasformazione nasce da un’esigenza. Comprenderla davvero prima di entrare nell’execution permette di ridurre l’incertezza, allineare gli stakeholder e investire su processi e tecnologie capaci di generare un risultato concreto.
Con Inception, GetConnected ti aiuta a fotografare il presente, mettere a fuoco il cambiamento che vuoi ottenere e costruire un percorso sostenibile per raggiungerlo.
