Gestione certificati nel manufacturing: un caso d'uso di automazione e AI
Centralizzare, monitorare e rinnovare i certificati in modo proattivo, riducendo errori e tempi di risposta.
L' Azienda
Multinazionale operante nel settore Manufacturing, con una presenza internazionale ed un’elevata complessità nella gestione di certificazioni tecniche legate a prodotti e materiali.
In un contesto in cui la disponibilità e l’aggiornamento dei certificati sono elementi critici per la continuità operativa e la relazione con i clienti, l’azienda gestisce volumi elevati di documentazione e frequenti attività di rinnovo.
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- Esigenza
La gestione dei certificati rappresentava un processo centrale per l’operatività ad alta unicità. Le informazioni erano distribuite tra file e sistemi non integrati, con una forte dipendenza da attività manuali. Le scadenze venivano monitorate senza strumenti strutturati, rendendo difficile pianificare i rinnovi in modo efficace e aumentando il rischio di ritardi o errori.
Questa situazione impattava direttamente sui tempi di risposta verso i clienti, sulla qualità del servizio e sulla capacità dell’organizzazione di gestire volumi crescenti in modo scalabile.
- Soluzione
Per rispondere a queste esigenze è stata progettata e implementata una piattaforma centralizzata basata su Atlassian, in grado di gestire l’intero ciclo di vita dei certificati in modo strutturato e automatizzato.
Il nuovo sistema consente di avere una visione unificata di certificati, prodotti e materiali, introducendo workflow funzionali alla gestione delle attività e automatizzando i processi di rinnovo e nuova emissione. Le notifiche anticipate permettono di pianificare le attività con mesi di anticipo, riducendo urgenze e inefficienza. A supporto dell’esperienza utente, è stato introdotto un portale unico per la gestione delle richieste e una componente di AI Search che consente di individuare rapidamente certificati e informazioni, interrogando sia i sistemi Atlassian sia repository documentali esterni.
Il risultato è un sistema integrato che semplifica i processi, migliora la collaborazione tra team e rende più efficiente l’interazione con i clienti.
I risultati del progetto
Processi più efficienti e sotto controllo
La centralizzazione delle informazioni e l’automazione dei workflow hanno ridotto la complessità operativa, eliminando attività manuali e abbassando significativamente il rischio di errore.
I processi sono oggi tracciabili, monitorati e gestiti in modo strutturato.
Maggiore velocità e capacità di risposta
La gestione dei certificati e dei rinnovi è diventata più rapida e prevedibile. La pianificazione proattiva e la disponibilità immediata delle informazioni consentono di rispondere alle richieste dei clienti in tempi più brevi, migliorando il servizio complessivo.
Esperienza migliorata per utenti e clienti
L’introduzione di strumenti self-service e di ricerca intelligente ha semplificato l’accesso alle informazioni, riducendo il numero di richieste manuali e migliorando l’esperienza sia per gli utenti interni sia per i clienti.
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Credits: AI Generated Image
