Il Project Portfolio Management dal Server al Cloud
La tematica del Portfolio Management e della gestione delle iniziative strategiche è da sempre un punto cruciale nelle organizzazioni.
Da un po’ di tempo le realtà aziendali hanno iniziato a capire che solo tenendo collegato il business e i team operativi, l’efficienza progettuale aumenta, e l’andamento della roadmap aziendale è facilmente reperibile.
È noto che le informazioni devono fluire all’interno dell’azienda, ma spesso dati sensibili su budget e persone sono contenuti in silos differenti, spesso per questioni di sicurezza.
In un periodo di forte cambiamento come quello che stiamo vivendo, in cui il Cloud fa da padrone, la scelta di uno strumento unico di tracciabilità si fa sempre più importante e in questo articolo esploreremo vari tool del panorama Atlassian, nelle diverse opzioni di implementazione.
Portfolio Management – Server edition
Le opzioni per costruire una buona soluzione PPM con la suite Atlassian in ambiente Server sono ormai consolidate. I tool a supporto sono molti, ognuno con le proprie caratteristiche e tutti con il grande potenziale di fornire aggiornamenti real time rispetto al piano di lavoro:
Portfolio for Jira
Il buon vecchio Portfolio for Jira, protagonista di numerose variazioni e vesti diverse nel corso degli anni, è stato uno dei primi tool ad affacciarsi al mondo delle iniziative e non solo.
- ha fatto la sua prima uscita in pubblico sotto forma di roadmap capace di creare in Jira una gerarchia di attività, gestire la schedulazione delle release di progetti, gestire team cross project, dipendenze e scenari what-if, dando immediata visione di possibili ritardi tramite alert sulla roadmap;
- poi si è vestito di una forma molto più assimilabile ad un gantt (o project se preferite), mantenendo a pieno le sue funzionalità.
La suite di Structure
• Structure
Consente di visualizzare, monitorare e gestire il progress dei progetti e dei team in Jira. La concezione di base è la stessa di Portfolio: utilizzare gerarchie di issue definite dall’utente che vengono poi presentate in una vista simile a un foglio excel.
Con il nascere delle necessità, Structure si è adattato a gestire cartelle e altri utili elementi organizzativi non presenti nativamente in Jira. Un esempio è la possibilità di creare all’interno della vista delle colonne FORMULA in grado di favorire il monitoraggio di parametri specifici. Questa dinamicità fa dello strumento un buon supporto per il management alla visualizzazione dello stato di lavorazione.
• Structure Gantt
Unisce alle funzionalità di Structure la comodità di un gantt chart in cui è possibile evidenziare in maniera chiara le dipendenze e le milestone di progetto/i. Una vista ulteriore, inoltre, permette di tenere monitorati i carichi di lavoro delle persone o dei team, con alert chiari in caso di sovrallocazione in determinati periodi.
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Big Picture e altri tool
Oltre ai due prima citati, il Marketplace offre una serie di altri plugin in grado di aggregare i dati sedimentati in Jira e visionarli sotto forma di roadmap o gantt per la consultazione.
Con BigPicture per esempio, è possibile ottimizzare l’insieme di attività e monitorare regolarmente l’avanzamento del lavoro di ogni team.
Si ha, dunque, una certa flessibilità nel costruire qualsiasi struttura di portfolio, programma, fasi di progetto, incrementi di prodotto (i PI del SAFe®) al fine di avere una visualizzazione simultanea di come stanno avanzando le attività, sia a livello strategico sia ad un livello di dettaglio molto più granulare.
BigPicture consente quindi di:
- pianificare e modificare le attività;
- guidare i team e stabilire le priorità;
- supervisionare le prestazioni e monitorare i progressi;
- coordinare le risorse e distribuire i carichi di lavoro;
- creare roadmap e stabilire obiettivi per team specifici nonchè per l’intera azienda.
Nuova collezione autunno-inverno: il Cloud va di moda
Dopo le ultime news del mondo Atlassian sulle modifiche di licensing e strategia, l’attenzione si sta focalizzando maggiormente sul Cloud.
Per chi è pratico della suite, come accennato anche nella scorsa puntata di Atlassian Clinic, la versione Cloud premium propone una feature interessante per il project e portfolio management: le Roadmap integrate in Jira.
Basic Roadmap vs Advanced Roadmap
A partire dai primi mesi di quest’anno, Atlassian ha introdotto su ambienti Cloud l’elemento ROADMAP ed è stato subito un successo per due principali motivi:
- La necessità di avere una tabella di marcia di progetto
Poter avere una roadmap su più team o progetti
Le tipologie di raodmap sono due:
• BASIC roadmap
Erano già attive in Cloud solo per i progetti di tipo Next Generation, ossia quei progetti dalle facili configurazioni, demandate ai team senza l’intervento di amministratori di Jira. Ideali per la gestione di piccoli team che hanno bisogno di flessibilità e autonomia.
• ADVANCED roadmap
Advanced Roadmap è nata in seguito all’acquisizione del tool Portfolio da parte della casa madre Atlassian e disponibile a partire dall’offerta Cloud Premium.Con queste roadmap è possibile aggregare attività di più Board, Progetti, Team o di filtri Jira differenti all’interno della stessa roadmap. Ciò permette di tracciare dipendenze, intercettare eventuali blocchi e mantenere diversi scenari per visualizzare le opzioni strategiche o gli impatti di nuove iniziative sull’organizzazione. Advanced Roadmap permette inoltre di monitorare la capacity del team per essere pronti ad eventuali riallocazioni sui progetti, mantenendo la comunicazione attiva ad ogni livello aziendale.
Ecco le feature fondamentali:
| BASIC | ADVANCED | |
| Scalabilità del lavoro
le Roadmap permettono di organizzare una gerarchia di lavoro e monitorarne l’avanzamento |
Visualizzazione del lavoro di team organizzato in Epic |
Monitoraggio del lavoro cross team o projects |
| Progress | 
Single team/project |
Multi team/project |
| Dipendenze | 
Dipendenze intra team / project |
Dipendenze intra team / project |
| Capacity |  |
Sia che il team lavori in modalità agile o tradizionale, è possibile monitorarne l’occupazione |
| Scenari what-if | |
Possono essere creati piani diversi di roadmap per tracciare opzioni strategiche e outcome differenti |
Structure Cloud
Il plugin Structure si sta adattando ormai benissimo alla versione Cloud di Jira, introducendo tutte le feature già a disposizione per gli ambienti Server.
Big Picture Cloud
Anche per BigPicture, ogni nuova release riduce le disparità di funzionalità e personalizzazione che attualmente esistono tra Cloud e Server.
Jira Align
Rimanendo in tema di acquisizione, non possiamo evitare di fare un cenno alla punta di diamante dell’enterprise agile planning: Jira Align (vecchio AgileCraft). Il tool è stato acquisito lo scorso anno dalla casa australiana ed è una soluzione gestita separatamente basata su Cloud.
Vediamo cosa caratterizza questo tool rispetto alle roadmap sopracitate e soprattuto come mai la stessa casa madre mette a disposione due strumenti apparentemente simili:
| ADVANCED ROADMAP | JIRA ALIGN | |
| Scalabilità |
Funziona al meglio con una quantità di circa 20 team e quindi tra le 50-100 persone. |
Può supportare migliaia di utenti di più livelli di un’organizzazione integrandosi con istanze Jira diverse o altri strumenti, supportando qualsiasi framework agile.
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| Livelli Gerarchici |
Supporta la creazione dei livelli gerarchici costruiti dall’utente al di sopra delle epic per il tracciamento delle lavorazioni. |
Offre un piano di migrazione sullo strumento al fine di importare sul tool tutti i livelli al di sopra di quelli nativi (Epic- User story – SubTask) in modo da rispettare una struttura come questa:
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Conclusioni
Al fine di raggiungere il cruciale obiettivo di tracciabilità, le roadmap rimangono una priorità per il team Atlassian per coprire necessità su scala e dimensioni diverse nelle organizzazioni. La decisione di rimanere ancorati a Jira è strategica: il tool come base dati rimane al centro del lavoro di squadra e le soluzioni elencate saranno sempre più potenziate per permettere alle organizzazioni di scalare verso il successo.
