Trello retrospective. The way to bring your team forward

GUIDA ALLA RETROSPECTIVE DIVERTENTE E PRODUTTIVA

Nell’ambito dello sviluppo software, rilasciare velocemente e in modo sempre iterativo rappresenta solo la metà del puzzle.

Non ha senso cimentarsi nello sviluppo Agile se non si incorporano anche le retrospective nel proprio processo. Ecco l’articolo giusto per capire di cosa si tratta e come articolare le retrospective dei propri progetti, rendendole efficaci, semplici e anche divertenti!

Cosa sono le retrospective?

Le retrospettive sono essenzialmente un incontro a fine progetto con tutte le persone coinvolte per discutere di ciò che ha funzionato, cosa no e per accordarsi su modi o soluzioni attuabili per fare meglio la volta successiva.
Le retrospettive sono comunemente utilizzate dai team agili per:

• Evidenziare opportunità di cambiamento
• Generare miglioramenti significativi del processo
• Spostare la squadra nella direzione prevista

Nel complesso, sono un ottimo modo per guardare indietro e vedere se i problemi emersi in passato siano stati risolti. È noto che problematiche irrisolte possono incidere su più team e comportare gravi perdite per l’azienda.
Nonostante le retrospective siano comunemente applicate allo sviluppo, tutti i team possono trarne vantaggio a seconda dell’ambito.
Quindi, indipendentemente dal fatto che il tuo lavoro sia organizzato sulla base di sprint e release oppure in cicli continuative come supporto e servizi, qualsiasi team può utilizzare le retrospettive.
Inoltre rendendo le riunioni accessibili a tutti, dai dirigenti operativi e strategici ai membri coinvolti solo su piccole parti del progetto, tutte le aree potrebbero beneficiarne perché ogni individuo fornisce un diverso punto di vista  che arricchirà il valore della tua retrospettiva.
Illustriamo alcuni esempi di ciò che puoi effettivamente imparare dalle retrospettive e identificare meglio il buono e il cattivo (talvolta il brutto) in un progetto e, in definitiva, essere in grado di gestire il risultato.

• Ti sei impegnato a completare troppo lavoro per l’intero team?
• C’è stata insufficiente comunicazione nel periodo tra una retrospettiva e l’altra?
• Alcuni membri del team non hanno tenuto conto delle esigenze di altri membri?

Una retrospettiva fornisce una migliore comprensione del funzionamento interno del team, ma questo è anche un momento per relazionarsi con le esigenze e le reazioni di steakholder o di altri team coinvolti.
Chi potrebbe mai dire di no alla gestione di informazioni così preziose?

Organizzare (sul serio) delle retro divertenti e produttive

In una retrospettive è necessario coinvolgere l’intero team così da favorire una maggiore collaborazione tra tutte le parti coinvolte. L’introduzione di elementi di spontaneità e divertimento nelle retrospettive può aiutare a mantenere alto l’interesse del team. Inoltre, a chi non piace una festa?
Questi incontri possono essere suddivisi in alcuni passaggi per aiutare i team a comunicare meglio. Ecco come puoi dividere le tue retrospettive in fasi passaggi e come impostare un processo che ci permetta di raggiungere l’obiettivo…divertendoci!

Il riscaldamento

Apri l’incontro con una di queste attività di riscaldamento per entusiasmare tutti in meno di 5 minuti. Più veloce che preparare i popcorn! Se offrirai a tutti i soggetti coinvolti uno spazio rassicurante, avrai in cambio una partecipazione maggiore ed eviterai intoppi come partecipanti non concentrati, mancanza di accordo o scarsi risultati finali.

Attività 1: Esploratore, Acquirente, Vacanziere, Prigioniero

Inizia chiedendo a ciascun partecipante di segnalare in modo anonimo il proprio atteggiamento nei confronti della retrospettiva. È un modo anonimo per scoprire se le persone vogliono davvero essere lì o no. Consenti a tutti di identificarsi come uno dei quattro:

1. Gli esploratori vogliono imparare il più possibile sul progetto, sulla versione del prodotto o sull’iterazione.
2. Gli acquirenti esamineranno tutte le informazioni e saranno felici se potranno allontanarsi con un’idea realizzabile.
3. I vacanzieri sono a proprio agio con l’idea di allontanarsi dalla propria scrivania, ma non sono davvero lì per l’incontro.
4. I prigionieri preferirebbero fare qualcos’altro.

Una volta fatto questo, puoi discutere con l’intero gruppo su come continuare. Ad esempio, se molti membri scegliessero Prigioniero, potresti chiedere al team se preferirebbero riprogrammare perché al momento le persone hanno troppe altre cose da fare.

Attività 2: esercizio di una sola parola

Poni una semplice domanda alla squadra per preparare la scena. Alcuni esempi sono:

• Che tipo di emozioni ti ha lasciato l’ultimo progetto (o rilascio o iterazione) su cui hai lavorato? Permetti al team di sceglierne uno: felicità, frustrazione, tristezza, orgoglio, ecc.
• Come ti senti oggi? Valutalo da 1 a 10.

Raccogli dati e ottieni una retrospettiva diversa ogni volta

Fai brainstorming e raccogli dati attraverso le attività per mettere insieme quante più informazioni possibili in breve tempo. Identifica gli argomenti di cui il team vorrebbe parlare.
Genera attraverso le attività insight che arrivino alla causa principale del problema. Decidi cosa fare con ciò che è stato discusso e identifica uno o più passaggi attuabili che il team può intraprendere a seguito dell’incontro.
Per i seguenti esercizi che utilizzano post it, lavagne o un tool digitale come Trello, può essere molto utile identificare le azioni da intraprendere insieme in quanto squadra per migliorare. Se non l’hai ancora provata, la nuova integrazione Trello per l’app Post-it® è il perfetto trait d’union tra strumenti analogici e digitali!

Attività 1: Stop – Keep – Start (SKS)

Questo semplice processo consente di esplorare e chiedere ai membri del team cosa si dovrebbe interrompere (Stop), mantenere (Keep) e iniziare (Start) a fare.

1. Stop: cosa non è andato bene e cosa vogliamo smettere di fare?
2. Keep: Cosa sta andando bene, su cosa non siamo ancora riusciti a trarre una conclusione e cosa dovremmo continuare a fare?
3. Start: abbiamo identificato qualcosa che dovremmo iniziare a fare ma non l’abbiamo ancora fatto?

Trello board

1. Crea un elenco Trello per Start, Stop e Keep.
2. Chiedi ai membri del team di aggiungere nella settimana precedente la retrospettiva il proprio elenco.
3. Passa su ogni punto durante l’incontro per discutere e coprire tutti gli argomenti.

Attività 2: Gli Awards della retrospettiva

Come per quanto proposto finora, l’obiettivo di questo esercizio è generare quanto più dialogo possibile. Tuttavia, questo esercizio può davvero aiutare a cambiare le dinamiche definendo ciò che ha funzionato meglio e eleggendo il vincitore nelle seguenti categorie:

• Migliore (o “più” emozionante, educativo, collaborativo)
• Più seccante (perché difficile, incompleto, senza valore)
• Una terza categoria: più complesso / più eccitante a seconda di cosa sceglie il team

Imposta il gioco disegnando un cerchio diviso in 3 parti su un foglio appeso e scrivi 2 categorie. Lascia il terzo spazio vuoto e impiega 5 minuti per identificare la categoria mancante.

Ora dai al team 10 minuti per posizionare gli elementi e rendere questa parte un processo collaborativo. Quindi chiedi di votare le tre categorie. Termina l’esercizio di gruppo con una discussione di 20 minuti sul perché gli elementi selezionati siano i “migliori” nella loro categoria.

Attività 3: Motoscafo

Questo esercizio va oltre le domande tipiche e aiuta il team a ottenere informazioni su cose che altrimenti non potrebbero ottenere se non andando oltre alle domande standard. Diamo un’occhiata a questi suggerimenti:

• Isola / Visione: impostare un obiettivo a medio / lungo termine sul progetto. Questa idea sembra ovvia ma a volte si perde nelle attività quotidiane.
• Vento / Cosa aiuta il team: cosa lo aiuta a diventare migliore, più veloce e più maturo. Questi sono gli elementi positivi.
• Ancora / Cose da migliorare: cosa ostacola la squadra: impedimenti, cose che sono andate male o aspetti che la squadra non vuole ripetere ancora.
• Roccia / Rischi: cose che dovrebbero essere analizzate in quanto potrebbero diventare problemi in futuro.

Rifletti sulla tua retrospective

Chiudi la retrospettiva valutando ciò che è stato discusso e verificando le opportunità per migliorare il tuo prossimo incontro. Sulla base dei risultati della retrospettiva, ogni team dovrebbe avere il proprio piano per aggiustare e migliorare le tecniche.
Ci sono sempre opportunità per rifinire il processo, anche quando un team lavora insieme da molto tempo.

Attività 1: Domanda con risposta diretta

• Cosa vi portate via da questa retrospettiva: soluzioni a problemi, nulla, miglioramenti, nuove idee o solo la perdita di tempo?
• Metrica della felicità: ogni membro valuta la retro su una scala da 1 a 5.
• Disegnare: ogni persona fa un disegno e lo condivide con il team.

Continua a innamorarti delle tue retrospective

Questi sono solo alcuni suggerimenti su come eseguire le retrospective. Esistono innumerevoli altre tecniche che è possibile utilizzare per correggere e migliorare le prestazioni. Imposta una cadenza per le tue riunioni come ritieni opportuno. Ad esempio, periodicamente ogni 2 settimane, in fasi specifiche di un progetto o dopo aver raggiunto i milestones più importanti.

Articolo originale dal blog Trello: https://blog.trello.com/retrospectives-for-teams