Data is king. Informazioni condivise per un Portfolio Management efficace

Durante gli eventi che organizziamo come Platinum Partner di Atlassian, la sessione delle domande spesso diventa uno dei momenti più interessanti per noi esperti. Gli ospiti sono sempre molto interessati ad approfondire i temi toccati durante gli speech, collegandoli a situazioni di lavoro reale e portandoli all’interno delle dinamiche lavorative che vivono ogni giorno. Il Portfolio Management ne è spesso protagonista.
Così succede che spesso siamo noi consulenti a tornare a casa riflettendo sugli spunti e i suggerimenti emersi dagli scambi tra noi e gli ospiti (e tra gli ospiti stessi!).
La maggior parte di queste domande evidenziano istanze comuni a moltissime situazioni e per questo ne abbiamo estrapolato alcune per provare a proporre direttamente qualche soluzione ai problemi concreti: quelli che si incontrano tutti i giorni e che, se risolti, consentono di snellire il lavoro quotidiano e permettono di concentrarsi meglio sul business.

Partiamo da due domande reali legate alla complessità della gestione dei progetti:

Succede che un mio collega commerciale mi chieda: “Sto vendendo un fantastico progetto ad un cliente. Lui vuole però avere l’assicurazione che abbiamo le risorse disponibili per chiudere un progetto entro 6 mesi. Le abbiamo?”. Io non ho strumenti per fare questa valutazione in modo rapido. Che cosa posso fare?  Responsabile Team Tecnici 

Trimestralmente vado a Londra per un incontro dei direttori servizi di tutte le country europee per parlare di progetti che riguardano i diversi paesi. Alla domanda “L’Italia avrebbe le capacity di portare avanti questa parte di progetto?”, io non ho modo di rispondere immediatamente.  Direttore Servizi

Al cuore del Portfolio Management

Queste domande racchiudono problematiche tipiche del Project Portfolio Management. Prima di proseguire occorre però capire bene che cosa si intende con Portfolio Management.
Il project manager e il program manager, che gestiscono rispettivamente un progetto e programma, sono focalizzati nel “fare il lavoro bene” (doing work right), vale a dire nel raggiungere l’obiettivo del progetto o del programma nel migliore dei modi, ottenendo tutti i benefici che erano stati previsti e bilanciando tutti i vincoli: rischi, costi, tempi, risorse, qualità.
Gestire invece un portfolio significa “fare il lavoro giusto” (doing the right work), ovvero decidere su quali progetti o programmi concentrare gli sforzi e distribuire gli investimenti, come classificare i progetti e assegnare loro dei criteri di valore, come condividere e distribuire le
risorse, ma significa anche continuamente rivedere, ri-allocare, riassegnare le priorità ai progetti,
per assicurare un continuo allineamento con gli obiettivi aziendali.
Fare portfolio management significa “attuare” le iniziative strategiche, dove attuare è inteso nel senso di concretizzare.
Il portfolio management, il cui acronimo è PPM (Project Portfolio Management) colma infatti il divario che c’è tra la strategia e l’attuazione: compito dei portfolio manager è quello di allineare progetti e programmi agli obiettivi strategici.
Ottenere questo allineamento implica mettere insieme il giusto gruppo di progetti da portare avanti, considerando tutti i vincoli esistenti: risorse, durate, interdipendenze, rischi, costi/benefici.
Tante aziende non riescono a decidere come distribuire i propri investimenti o perché non hanno a disposizione le informazioni necessarie per prendere questa decisione oppure perché queste informazioni sono distribuite nei vari reparti aziendali e non sono immediatamente reperibili.
Concentriamoci sulle risorse, intese qui esclusivamente come persone, competenze ed esperienze. Risorse infatti è un termine generico, che include anche beni materiali, licenze, prodotti, risorse finanziare e così via.
Tra le attività del portfolio manager vi è anche l’identificazione e le allocazioni delle persone con competenze ed esperienza idonee al tal progetto, piuttosto che ad un altro. Per poterlo fare in maniera adeguata, è necessario avere anche una conoscenza della capacity delle persone, ovvero della loro “potenza di fuoco”, di quanto lavoro riescono a portare avanti. Il capacity management è appunto una componente critica per l’ottimizzazione del portfolio: esistono strumenti e tecniche per l’analisi delle “capability” e delle “capacity”.

I tool per il Portfolio Management

Tornando alle domande del direttore dei servizi e del responsabile del team tecnico, per trovare la risposta è necessario partire da alcune azioni:

• valutare la possibilità di spostare su un nuovo progetto le risorse già allocate su un altro progetto
• stimare quale è l’impatto di questo spostamento sulle risorse stesse e sugli altri progetti in termini di tempi, costi e cosi via.
• conoscere la capacity delle proprie risorse

Lo strumento Portfolio for Jira fornisce un notevole aiuto per trovare queste risposte. Si tratta di un plugin del prodotto Atlassian Jira che nasce appositamente con lo scopo di facilitare la gestione di portfolio di progetti Jira (Jira projects).
Il tool fornisce una vista grafica su 3 elementi correlati: piano (progetti), tempi e risorse. Occorre inserire i dati opportuni – ad esempio occorre creare un “team” di risorse a cui assegnare un “team velocity” – anche basandosi sui dati del passato. Una volta inseriti i dati, si possono fare simulazioni (what if) per capire quale sarebbe l’impatto nel caso di entrata di un nuovo progetto: impatto sulle risorse o sulle schedulazioni.
Nel caso dei due ospiti, attraverso Jira e il suo plugin Portfolio for Jira si avrebbe avuto visibilità su tutti i dati necessari per dare risposta immediata alle loro istanze: per esempio se ci fosse o meno una carenza di risorse di team, oppure ottenere la stima di quanto posticipare i progetti già pianificati.

Portfolio Management Officer

In azienda portiamo avanti iniziative articolate in diversi progetti. Ogni progetto è assegnato a un project manager. Periodicamente ho bisogno di conoscere lo stato di avanzamento lavori dell’iniziativa nel suo complesso. Ogni project manager mi porta un foglio excel. I diversi fogli non sono aggiornati tutti alla stessa data, hanno interpretazioni e livelli di profondità diversi (nonostante abbia cercato di uniformarli) ed io impiego tantissimo tempo ad allineare tutto e avere un quadro della situazione completa e corretta.  PMO Manager 

Questa terza domanda arriva da un Portfolio Management Office. Avere visibilità sui progressi dei progetti correlati tra loro o facenti parte di un unico portfolio, è tra gli obiettivi del PMO.
Va detto che, in funzione della dimensione e della maturità aziendale in questo ambito, la valutazione dei progressi e dello status del portfolio può essere un’attività complessa. Difatti può prevedere incontri formali con i principali stakeholder: durante questi incontri si discute dello stato avanzamento lavori, delle prestazioni dei progetti rispetto alle aspettative, della eventuale necessità di ri-allocazione risorse, dell’aggiornamento delle valutazioni costi/benefici e dei rischi, della necessità di introdurre delle varianti.
La valutazione dei progressi e dello status del portfolio comporta un duplice problema: la raccolta dei dati e la loro armonizzazione.
Avere dati corretti e aggiornati è ovviamente il punto di partenza. A volte succede che questi dati siano ottenuti “rincorrendo” i project manager i quali, a loro volta prima di fornirli, devono raccoglierli e verificarli e il tutto solitamente avviene sempre di corsa. E sempre che i dati siano ancora validi, una volta terminato tutto il processo!
Avuti i dati, il portfolio manager deve armonizzarli e integrarli in una vista unica e nel formato corretto e secondo un criterio opportuno.

Esistono applicativi che permettono la gestione e il consolidamento dello status dei progetti che compongono il portfolio. Se si lavora con Jira e si utilizza il plugin Structure, la raccolta dei dati e la loro armonizzazione diventano attività native agli strumenti e di immediata consultazione. Structure permette di visualizzare i dati prelevandoli direttamente dai progetti contenuti in Atlassian Jira e ciò fa sì che l’aggiornamento avvenga in tempo reale.
Inoltre i dati sono organizzati appunto in una “structure”, ovvero in un potentissimo spreadsheet che viene definito all’inizio: la structure può essere costruita nel formato preferito e organizzata secondo diversi criteri. In più si possono creare gerarchie dei progetti o dei dati e questa funzione rende possibile, con un click, avere una vista aggregata oppure un drilldown.
Oltre a facilitare la visione delle iniziative nel loro complesso, Jira è uno strumento di comunicazione: consente a tutti (a qualsiasi livello) di parlare la stessa “lingua” offrendo una visione univoca delle iniziative/progetti.

Intraprendere una Trasformazione Agile

L’adozione e l’utilizzo di adeguati strumenti di gestione del portfolio comportano un sensibile miglioramento della governance dei progetti e del portfolio stesso, anzi rappresentano un supporto fondamentale per la gestione operativa e strategica aziendale.
Questi strumenti devono avere funzionalità adatte alla gestione dei progetti e dei team (risorse), ma anche dashboard e cruscotti personalizzabili che permettano una vista di più alto livello.
Queste caratteristiche si riscontrano nella suite dei prodotti Atlassian e nei loro plug in citati, Portfolio for Jira e Structure, tra quelli più diffusi.
In funzione della maturità dell’organizzazione in merito a questi temi, potrebbe essere necessario non solo introdurre strumenti  adeguati, ma anche rivedere in parte i processi e l’organizzazione stessa preposta all’utilizzo di tali strumenti.
Occorrerebbe quindi intraprendere un percorso di trasformazione agile e di introduzione dei tool più adatti e un Top Partner Atlassian come GetConnected ha tutte le competenze e l’esperienza consulenziale per sostenere le aziende ad avviarsi su questa strada.

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