Da Portfolio 2 a Portfolio 3: una rivoluzione silenziosa

Portfolio for Jira, dedicato al Project and Portfolio Management, è uno dei plugin più complessi e potenti del marketplace Atlassian; il suo ruolo strategico è dimostrato dal fatto che viene sviluppato direttamente dalla casa madre. Fortemente integrato a Jira, fornisce al PMO uno strumento di pianificazione di medio-lungo periodo in ottica Agile con cui supportare le necessità del mondo corporate.
Il nuovo Portfolio for Jira 3.0, annunciato all’Atlassian Summit 2019 di Los Angeles, non è solo un upgrade, bensì una “rivoluzione” dello strumento.

In questo articolo mettiamo a confronto queste due versioni e analizziamo cosa è cambiato in concreto con Portfolio for Jira 3.0.

L’uso più efficace di Portfolio for Jira

A differenza dei classici strumenti di gestione progetti waterfall, che operano in maniera top-down “imponendo” un piano dei lavori ai team secondo la visione del responsabile di progetto, Portfolio basa le sue assunzioni sui dati registrati in Jira dai team che partecipano al progetto stesso. In altre parole: i dati delle task svolte vengono coordinati in logica bottom-up in un piano, che viene usato per guidare in top-down i lavori successivi, dal cui andamento si deducono gli aggiustamenti al piano, e via dicendo.

Questo approccio ha un potenziale enorme: il Project Management Office e i Program Manager si trovano a lavorare con dati reali, invece di costruire ipotesi astratte da riallineare continuamente con gli andamenti di progetto. Nelle nostre applicazioni sul campo abbiamo osservato come il management apprezzi questa possibilità.

Nella pratica, tuttavia, abbiamo potuto osservare come la versione 2 di Portfolio venga poco utilizzata nella fase di planning iniziale: questo perché spesso i manager, derogando alle buone pratiche, chiedono una timeline di massima, in assenza di un break-down accurato delle attività, del sizing di Epic e Story, e di informazioni accurate sulla capacity del team allocato. Sotto queste ipotesi il piano di Portfolio fornisce solo informazioni generiche sulla distribuzione temporale dei lavori, sotto forma di una serie di lunghe barre orizzontali parallele, corrispondenti alle Epic distribuite sull’intera durata di una release.

Come spesso succede, i tool possono anche far emergere aspetti di fragilità nelle pratiche di lavoro, di cui si paga spesso lo scotto in un secondo momento. Al tempo stesso, il project manager deve rispondere ai propri stakeholder e rispettare tempistiche a volte sfidanti, ed è importante che gli strumenti possano fornire un supporto anche in questi casi.

Entra Portfolio 3.0

Portfolio 3.0 ha un’interfaccia utente completamente ridisegnata (della quale, in realtà, era disponibile una preview beta già dalle versioni 2.18 di novembre 2018). Non si parla di font e colori, in questo caso: le scelte di progettazione hanno rivoluzionato la modalità di utilizzo del prodotto.
Esiste ancora un motore di scheduling, ma la possibilità di configurarlo è stata limitata notevolmente. Viceversa, è stata introdotta una funzionalità fondamentale: la possibilità di schedulare le attività secondo date fisse di inizio e fine.

La transizione è talmente forte che Atlassian ha adottato una scelta di compromesso abbastanza sorprendente: è possibile passare dalla nuova alla vecchia interfaccia all’interno dello stesso piano. Questo significa che si può indifferentemente adottare la logica della versione 2 e della versione 3, e le prime indicazioni di Atlassian confermano che questa possibilità verrà mantenuta nelle release successive.

Cosa cambia in concreto

Entriamo nel dettaglio di cosa è stato modificato nel concreto.

• La decisione più importante, a nostro giudizio, è stata quella di cambiare la semantica delle “Target Date”: da valori di riferimento per la baseline di progetto sono diventate “le date fisse” da impostare nel grafico. Questo risponde benissimo alla domanda del manager di cui sopra: “mi dai una data di inizio e fine per i lavori?”

Per chi ha familiarità con Portfolio 2 e la “vecchia” interfaccia, le Target Date venivano utilizzate per la definizione del piano di baseline su cui misurare gli scostamenti. Con il fatto che ora definiscono la roadmap effettiva, il concetto di baseline viene a scomparire (così come tutta la logica di copia delle Scheduled Date e degli Story Points). Il piano è “live” e rappresenta l’andamento corrente del progetto.

• La gerarchia delle issue viene resa in un modo notevolmente più intuitivo: non si deve più cambiare schermata per visualizzare un diverso livello, i singoli livelli sono visualizzati tutti in un’unica schermata mediante un accordion. La possibilità di visualizzare il singolo livello, ad esempio delle Epic, rimane comunque, e viene introdotta la possibilità di filtrare quali livelli si vogliono vedere nell’accordion.

• Le dipendenze tra issue sono finalmente ben visibili, non più una tacca alla fine di una barra della timeline ma un segno distinto che evidenzia i dettagli.
  
• Il drag and drop funziona in modo molto più naturale.
  
• Al tempo stesso, scompaiono o vengono limitate varie proprietà dei live plan: il capacity planning è basato sul team e non viene mostrata in un menu a parte, le sprint non vengono più importate da JIRA.
  
• Mancano del tutto i report, i temi di colore e le release dinamiche, anche se Atlassian specifica che sono in fase di lavorazione e saranno integrate in uno dei prossimi upgrade. Infine, vengono ufficialmente “archiviati” gli stage e gli skill, due funzioni poco utilizzate che forse non erano particolarmente in linea con lo spirito agile.

Impressione dopo il primo utilizzo

Con la nuova interfaccia, Portfolio for Jira diventa uno strumento più semplice per il planning anche nelle fasi iniziali di progettazione. Anche quando non viene sfruttato al massimo delle sue potenzialità, è un ottimo strumento per monitorare e tracciare le roadmap.
Il redesign beneficia sicuramente dell’esperienza di strumenti affini, quali il classico tool di Microsoft. Il fatto di poter vedere la gerarchia di issue in un’unica schermata è un enorme miglioramento e un punto a favore nel confronto con Structure, altro strumento apprezzatissimo per la gestione e il monitoraggio dei progetti.

Come annunciato da Atlassian, questa versione nettamente innovativa rispetto le precedenti è un progetto ampio che vedrà sicuramente ulteriori migliorie e probabilmente vedremo Portfolio 3.0 crescere nelle prossime release. La stessa versione 2 al momento ha opzioni non ancora presenti in quella nuova, ed ecco perché per ora è stata integrata la possibilità di fare lo switch tra le due versioni, a seconda delle esigenze dei team.

L’operazione “Portfolio 3” è tuttora in corso, ed è facile prevedere che nei prossimi mesi Atlassian apporterà ulteriori modifiche sulla base dei primi feedback. Noi le proveremo sul campo, restate in ascolto!