Come trasformare le riunioni da perdita di tempo in fattori di successo

di Lukas Gotter, CEO & Founder @ Meetical.io

Vi abbiamo mostrato in tanti articoli come le riunioni mal strutturate rappresentino una delle principali fonti di perdita di risorse in termini di tempo e addirittura di trasparenza e collaborazione. Con le attuali esigenze di lavoro remoto, questo tema è diventato di primo ordine. Come rendere le riunioni fattori di successo per le aziende?
In questo articolo in collaborazione con il nostro partner Meetical, vendor del Marketplace Atlassian vi presenteremo delle best practice efficaci per le riunioni e mostreremo quali strumenti è possibile utilizzare per implementare con successo le vostre riunioni in un ambiente remoto.
Il motto nostro e di Meetical? Non lasciamo che le riunioni ci rallentano, trasformiamole in motore per il successo!

Meetical è l’app vincitrice del concorso CodeGeist 2020 di Atlassian ed è ora anche cofinanziata dal nuovissimo Atlassian Ventures Fund.

Le riunioni possono avere un impatto importate sul successo o meno di un’azienda: una buona comunicazione infatti è un fattore cruciale di successo, soprattutto nell’ambiente digitale e remoto di oggi.
Le riunioni inefficaci sono una delle perdite di tempo più temute, soprattutto per il personale tecnico e per i responsabili strategici. Purtroppo non solo i team interni soffrono di una cattiva cultura delle riunioni, ma anche clienti e partner: se le riunioni non vengono condotte in modo efficiente e professionale, la collaborazione può risultare spesso difficile.
Le aziende beneficiano in modo immediato e olistico dalle buone ed efficaci pratiche delle riunioni. Ovviamente, oltre alla metodologia, servono anche gli strumenti giusti, soprattutto in un mondo sempre più digitale e smart.
In questo articolo vedremo alcune best practice nella gestione dei meeting e vedremo come utilizzare Atlassian Confluence come strumento per le riunioni, in congiunzione a Meetical, l’app per Confluence Meeting Notes.
Tutto insieme aiuta a organizzare riunioni efficace ed efficiente. Senza dimenticare lo spazio un caffè e due chiacchiere (virtuali).

Fattori di frustrazione e di successo per le riunioni

Ti riconosci anche tu in questi punti?

• Poca preparazione delle riunioni e sensazione di perdere tempo
• Scarca partecipazione
• Distribuzione non trasparente e non calibrata dei compiti
• Nessuna visibilità su meeting e decisioni tra team diversi

Le riunioni possono essere uno dei più grandi killer dell’efficienza e della motivazione nelle aziende. Le conseguenze posso tradursi in un elevato turnover dei dipendenti e disaccordi con partner e clienti.
D’altra parte, le aziende di maggior successo sono tutte note per avere una cultura delle riunioni estremamente efficace. Ad esempio Amazon con i loro famigerati incontri silenziosi o le pratiche dei meeting in Tesla, ma anche la promozione dei cosiddetti incontri one-to-one, uno scambio tra diversi ruoli in azienda, come fanno in Bento.
Come organizzare riunioni di successo? Buone pratiche e gli strumenti giusti aiutano a mantenere le riunioni efficaci, evitando la frustrazione dei dipendenti che si sentono molto più coinvolti.

Faccia a faccia con le best practice per i meeting

È ben noto e descritto nella letteratura che fattori importanti per riunioni di successo sono:

• Preparazione. Stabilisci un obiettivo chiaro e crea un’agenda, al più tardi all’inizio della riunione.
• Offri l’opportunità a tutti i partecipanti di contribuire, anche prima della riunione.
• L’assegnazione dei compiti e la comunicazione dei risultati devono essere trasparenti, affidabili e documentati.
• Condividi l’ ordine del giorno e i report delle riunioni anche al di fuori del gruppo dei partecipanti e rendili sempre accessibili.

Consigliamo il libro “The Surprising Science of Meetings” di Steven G. Rogelberg , uno dei più rinomati scienziati in materia di incontri. Anche qui i punti riportati sono citati come importanti keypoint per rendere le riunioni fattori di successo aziendale.

Per implementare questi punti Confluence, lo strumento di collaborazione di Atlassian, offre una base ideale per la preparazione, l’implementazione e la documentazione delle riunioni.

Come best practice per creare le Confluence Meeting Notes, si può procedere così:
(1) Per ogni riunione creare in anticipo una pagina Confluence, da linkare direttamente nell’appuntamento o nell’invito. In questo modo la pagina Note sulla riunione può essere trovata rapidamente e facilmente.
(2) Il risultato è un’agenda comune che può essere elaborata insieme e discussa in anticipo.

• È possibile chiarire tutti i punti prima della riunione? Tutto il meglio!
• Non è stata inserita un’agenda? Allora la creazione di questa sarà il primo punto. Un’agenda ad hoc è anche utile per le retrospective Scrum.

(3) Inoltre, le pagine di Confluence Meeting possono anche essere facilmente condivise e rese accessibili al di fuori del gruppo di partecipanti. La gestione delle permission consente poi di mantenere il livello desiderato di riservatezza e privacy.
(4) In Confluence, l’agenda, i report e le decisioni importanti vanno documentati sulla stessa pagina, in modo che possano essere definiti i task e assegnati i relativi owner.

Una tipica pagina Confluence con note sulla riunione – modello con data, partecipanti, obiettivo, agenda e elementi di azione.

Confluence offre numerose macro e varie estensioni pensate per i meetin: una macro pratica sono le cosiddette “attività” (chiamate anche Action Items). Sono pensati per creare e assegnare attività in modo semplice, inserendo delle deadline. Una macro del report delle attività rende quindi possibile, ad esempio, visualizzare tutte le Actions associate a una riunione che risultano scadute.

Dall’inserimento all’automazione

Le buone pratiche che abbiamo descritto prevedono generalmente l’inserimento manuale, motivo per cui rischiano di essere fatte in modo trascurato o addiritura dimenticate, specialmente nelle fasi concitate di un meeting.
Cercare lo space, scegliere il template tra le opzioni, copiare informazioni e collegare tutto al calendario può portare via tempo e far tralasciare dettagli importanti.
Questo a volte porta a riunioni non adeguatamente preparate, a pagine perse e report in spazi sbagliati. Una distribuzione non trasparente di risultati e task porta frustrazione e, nel peggiore dei casi, può far fallire un progetto.
Un’app per Confluence che aiuta a implementare (e con semplicità) le pratiche più virtuose e l’utilizzo delle Note sulla riunione è l’app Meeting Management di Meetical.

Con l’app giusta è più veloce, facile e automatizzato

L’app di gestione delle riunioni “Meetical Meetings” aiuta a implementare e automatizzare in modo coerente le best practice per le riunioni e semplifica enormemente la gestione delle note di riunione su Confluence.
Meetical automatizza le attività ricorrenti relative alla preparazione, implementazione e documentazione delle riunioni.
L’estensione è basata su Atlassian Confluence e quindi si integra molto bene anche con Jira.

Implementare efficacemente le best practice

Con Meetical for Confluence, possiamo implementare le best practice descritte sopra in modo molto efficace. Possiamo creare un’agenda della riunione, gestire le attività di preparazione e le note per ogni riunione in pochissimo tempo e direttamente dal nostro calendario!

Quindi si riduce il passaggio aggiuntivo di mandare l’invito alla riunione e di creare la pagina del meeting, evitando il pericolo di dimenticare di creare pagine e agende, o di farlo di corsa a ridosso dell’appuntamento, incidendo sulla qualità del lavoro. Con l’app questa azione ad-hoc può essere eseguita in pochi secondi.
Possiamo vedere un esempio di riunione periodica con un Template implementato con Meetical: ogni consulente ha il proprio spazio per raccontare liberamente cosa sta succedendo e cosa è pianificato. I partecipanti e le informazioni sulla riunione vengono copiati dal calendario e collegati a Meetical.
Naturalmente, l’App può essere utilizzata per documentare riunioni a cui siamo solo partecipanti come per accordi con clienti e fornitori. In questo modo, informazioni importanti possono essere condivise direttamente con i nostri colleghi, o informati tramite l’esportazione PDF dei punti più importanti come follow-up.

Weekly Meeting Template – Ogni consulente Atlassian ha il proprio spazio per raccontare liberamente cosa sta succedendo e cosa è pianificato. – I partecipanti e le informazioni sulla riunione vengono copiati dal calendario e collegati a Meetical.

Integrazione diretta degli strumenti nel calendario e negli inviti alle riunioni

Dato che possiamo gestire Meetical direttamente dal calendario, sono previste estensioni per i principali sistemi che permettono di creare eventi e di generare promemoria direttamente nel calendario degli appuntamenti.
Per Google Calendar è disponibile un’estensione Confluence per Chrome, su Chrome Web Store. Uno speciale componente aggiuntivo Confluence Outlook è disponibile per il calendario di Microsoft Outlook, installabile Microsoft AppSource App Store.

Meetical offre un’estensione Chrome per Google Calendar e un componente aggiuntivo di Outlook per gli utenti Microsoft.

Inoltre, Meetical viene fornito con un calendario integrato in Confluence. Il calendario mostra gli appuntamenti di Google Calendar o Outlook Calendar direttamente in Confluence. L’utente può anche creare pagine della riunione dal calendario integrato e trovare rapidamente le pagine esistenti.

Non perdere tempo prezioso durante le riunioni

Avviare una riunione per tempo e ottenere la piena attenzione del leader della riunione è un altro importante fattore di successo.
Spesso i primi minuti nelle riunioni sono occupati da attività puramente gestionali: un grosso errore che può demotivare i partecipanti, come mette in luce anche uno studio scientifico del libro del Dr. Steve Rogelberg.
Con Meetical, partecipanti e manager non perdono più tempo a riportare contenuti o creare manualmente pagine di riunioni. Informazioni quali data, luogo, partecipanti e stato di partecipazione vengono automaticamente prese dal calendario e rimangono aggiornate. Inoltre tutte le persone coinvolte beneficiano di verbali delle riunioni affidabili, coerenti e recuperabili.
La riunione e l’evento sul calendario sono automaticamente collegate tra loro, il che significa che tutte le persone coinvolte hanno accesso diretto e la partecipazione attiva è incentivata (e tracciata).
L’app offre anche modelli di riunioni aggiuntivi come per riunioni di gruppo, riunioni tattiche, riunioni strategiche, riunioni individuali e altro ancora. Esistono inoltre modelli particolari come le revisioni Scrum.
Possiamo anche creare dei nostri modelli di riunione da utilizzare ciclicamente e per visualizzare il contenuto del calendario in Confluence.

Comunicare i risultati in modo efficiente dopo la riunione

Confluence rende molto facile creare attività e anche assegnare una data di scadenza e un owner.

In occasione della riunione successiva, le attività possono essere monitorate utilizzando un report sulle attività. Sono state completate tutti task delle riunioni precedenti? Una delle migliori domande da porre all’inizio di ogni meeting.
Se un semplice elenco di cose da fare non è più sufficiente, i team possono integrare rapidamente e facilmente strumenti come Jira e Trello in Confluence e quindi continuare a gestire attività più complesse in modo semplice e chiaro.

Automatizza completamente il flusso di lavoro per le riunioni in serie

Ma Meetical offre anche di più. Per riunioni seriali, l’app Meetical crea automaticamente una pagina principale per ciascun gruppo di meeting, sotto la quale tutti gli appuntamenti vengono memorizzati in modo uniforme e strutturato.
Inoltre, il processo di creazione di una nuova pagina della riunione e di collegamento a essa nel calendario può essere completamente automatizzato! Ad esempio, possiamo voler creare una nuova pagina sempre 1 settimana prima del meeting e collegarla al calendario: Meetical offre la possibilità di definire per ciascuna serie se e con quanti giorni di anticipo creare nuove pagine per gli evetni di un tal gruppo di riunioni. In questo modo la pagina della riunione sarà sempre disponibile in tempo utile per ogni appuntamento del ciclo.
Tutti i partecipanti alla riunione e il loro stato di partecipazione vengono registrati automaticamente in modo che tutti rimangano aggiornati. I partecipanti saranno ovviamente informati delle modifiche, ad esempio nuove proposte di agenda, commenti, ecc. direttamente da Confluence.
L’ultima funzionalità introdotta in Meetical, disponibile dal 3 novembre, è la possibilità di modificare l’elenco dei partecipanti e, ad esempio, regolare lo stato di partecipazione o nascondere un partecipante. Molto utile nel caso di riunioni che prevedano esportazioni PDF professionali indirizzate a partecipanti esterni.

Conclusione

Le riunioni possono rappresentare una perdita di tempo, ma sono senza dubbio una parte importante della nostra vita lavorativa moderna, sia nel nuovo contesto remoto che nella classica vita d’ufficio.
Al fine di evitare frustrazione e inefficienza, le riunioni dovrebbero essere preparate in modo collaborativo, fornire output chiari e trasparenti, rendere le informazioni disponibili intra-team e permettere una distribuzione affidabile delle attività.
Documentare i risultati e renderli facilmente accessibili in azienda fornisce un contributo importante a una cultura della riunione (e dell’azienda) sana e di successo.
Confluence è sicuramente il primo tool a cui ricorrere: aiuta a creare una base di conoscenze per le riunioni e a rendere questo know-how facilmente accessibile al di là del gruppo dei singoli partecipanti.
Con l’app Meeting Notes di Meetical for Confluence, i team beneficiano di funzionalità strategiche come una perfetta integrazione del calendario e di una forte semplificazione e automazione dei processi. Questi sono contributi importanti per la preparazione e la documentazione efficace delle riunioni.
Tutto insieme porta a riunioni efficienti e ben riuscite, una migliore comunicazione, maggiore scambio di conoscenze, più tempo per un lavoro mirato e, in definitiva, più successo nei progetti.
Con questo in mente: auguro a tutti voi incontri entusiasmanti, produttivi ed efficaci!