Atlassian Cloud o Server? Non c’è una risposta adatta a tutti.

Le versioni in cui vengono erogati i tool Atlassian si distinguono in Cloud e on-premise (Data Center e soprattutto Server).
Ma quale opzione scegliere? Quale è la più adatta ai miei team e/o alla mia azienda?

In questo articolo faremo una panoramica delle diverse opzioni di implementazione delle soluzioni Atlassian sia in termini di costi di licenza che di funzionalità, per fornirvi tutte le informazioni necessarie per poter scegliere. 
Infine affronteremo il tema della migrazione, da Server verso Cloud o viceversa, e le relative criticità. Scegliere tra Atlassian Cloud o server non sarà più un problema!

E se vi interessa approfondire questi temi, non perdete il webinar gratuito “Atlassian: soluzione Cloud o Server?” che terremo il 22 Ottobre alle 13.00.

La suite Atlassian si compone di numerosi tool a supporto dei team, ma in questo articolo ci concentreremo sui tre prodotti principali: Confluence, Jira Software e Jira Service Desk.

Iniziamo con un po’ di storia, Jira Software viene lanciato nell’ormai lontano 2002, mentre nel 2004 veniva rilasciata la prima versione di Confluence, ovviamente entrambi erano disponibili solo in versione on-premise.

Jira nasce come sistema di gestione e tracciamento di issue legate al mondo dello sviluppo software, mentre Confluence come sistema di knowledgebase per la gestione della conoscenza.

Già nel 2011 Atlassian introduce le prime versioni di Jira e Confluence OnDemand, fornendo quindi una versione degli applicativi in SaaS.

Nel 2012 viene anche introdotto l’Atlassian Marketplace, che ad oggi conta più di 3.600 add on per espandere le funzionalità dei vari tool dell’ecosistema Atlassian.

Nel 2013 viene rilasciata la prima versione di Jira Service Desk, che introduce i concetti di customer portal e agents, per permettere la gestione di ticket aperti da un bacino più ampio di utenti e la gestione degli SLA.

Alla fine del 2014 le versioni OnDemand vengono rinominate, come le conosciamo oggi, in Atlassian Cloud.

Nel 2018 viene lanciata una nuova version di Jira Software Cloud, in cui, oltre all’interfaccia grafica, viene ridisegnato completamente front end e backend, mettendo a disposizione nuove funzionalità. Da questo momento in poi i prodotti nelle versioni cloud e server vengono effettivamente differenziati, iniziando a seguire evoluzioni parallele.

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LICENZE E LIVELLI DI SERVIZIO

Ma adesso concentriamoci su quella che è l’offerta ad oggi.

La versione Cloud prevede tre tipologie di licenza, correlate a differenti livelli di servizio e funzionalità:

• Free, fino ad un massimo di 10 utenti
• Standard
• Premium

La versione Free ha diverse limitazioni per quanto riguarda lo storage (2Gb) e la gestione dei permessi oltre a non fornire l’accesso al supporto Atlassian, ma può essere molto utile per poter iniziare a valutare i prodotti per piccoli team di progetto.

Le versioni Standard e Premium invece, differiscono principalmente per funzionalità, la seconda infatti mette a disposizione le advanced roadmaps, global and multi-project automation, project archiving, admin insights e supporto 24 su 7.

La versione on premise invece si divide in:

• Server
• Data Center

La versione Data Center è dedicata alle grandi aziende, infatti il taglio minimo di utenti è 500, e principalmente differisce dalla versione server per la possibilità di installazione in cluster e garantisce quindi alta affidabilità e disponibilità.

Per quanto riguarda i costi delle diverse soluzioni, è essenziale comprendere e misurare le varie implicazioni. Durante la valutazione, vanno considerati in modo olistico i costi, i vantaggi e i fattori chiave che influenzano il costo totale di proprietà (comunemente indicato come TCO) nel cloud, nel server e nel data center.

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Prezzi licenze Cloud

Diverse variabili possono influire sul costo totale nel cloud:

• Il piano scelto: come anticipato, Atlassian offre più soluzioni per Jira e Confluence Cloud: free, standard e premium. Le opzioni sono studiate per consentire di scegliere le caratteristiche e le funzionalità giuste in ogni fase della crescita, dai team di tre persone alle grandi imprese.
• Il programma di pagamento: i prodotti cloud Atlassian sono offerti sia come abbonamenti mensili che annuali, consentendo di ripartire i costi nel tempo. Per gli abbonamenti mensili, i prezzi sono per singolo utente, il che significa che si pagherà sempre solo quello che si utilizza. Il prezzo annuale invece si basa su tagli di utenze distinti (10, 15, 25, 50, 100, 200, …), però due mesi sono gratuiti.

Atlassian Access: sarà necessario per la gestione centralizzata degli utenti su tutti i tuoi prodotti cloud Atlassian e l’integrazione con Active Directory

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Prezzi licenze self hosted

I prodotti server di Atlassian, invece, sono offerti come licenze perpetue su un piano di pagamento annuale. Le licenze server danno diritto al software stesso e a 12 mesi di manutenzione. Dopo 12 mesi, il rinnovo della manutenzione costerà il 50% del canone di licenza.
Le licenze Data Center  forniscono le stesse funzionalità dei prodotti server, ma con funzionalità aggiuntive per coprire meglio le necessità delle grandi organizzazioni aziendali.
A differenza delle licenze server, Data Center viene offerto come abbonamento annuale. Ciò significa che per continuare a utilizzare i prodotti Data Center dopo il periodo annuale originale, si dovrà rinnovare l’abbonamento. Il costo di rinnovo è lo stesso dell’acquisto di un nuovo abbonamento per il livello utente definito. 
Con il server e il data center si può installare, ospitare e configurare i prodotti sul proprio hardware o tramite servizi di hosting come AWS. Questi costi devono essere presi in considerazione nel costo totale di proprietà.

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Url

Per i servizi Cloud Atlassian le applicazioni dovranno avere sempre l’url companyname.atlassian.net, mentre per gli ambienti Server/Datacenter l’url può essere personalizzata dal cliente, ad esempio jira.companyname.com.

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Il Cloud di Atlassian

Atlassian utilizza Amazon Web Services (AWS) per fornire applicazioni SaaS in tutto il mondo.

Le offerte Jira e Confluence Cloud attualmente utilizzano AWS in:

• Stati Uniti (con località sulla costa orientale e occidentale)
• Unione Europea (con sedi a Dublino e Francoforte)
• Asia-Pacifico (con sedi a Sydney e Singapore)

Non è possibile scegliere/limitare la regione su cui risiedono i dati, ma Atlassian definisce quale regione dovrebbe ospitare ogni cliente in fase di registrazione, assegnandolo alla regione più vicina. Per i clienti di New York che si iscrivono a Confluence Cloud, ciò significa essere ospitati sulla costa orientale degli Stati Uniti. Per i clienti in Germania, Francoforte è l’opzione più vicina.

Monitorando l’utilizzo nel tempo e se l’utilizzo cambia, verrà fatta una migrazione verso una regione più ottimale.

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Interfaccia

L’interfaccia dei prodotti cloud e server/datacenter viene regolarmente aggiornata e, anche se segue due percorsi di evoluzione paralleli, spesso una viene contagiata dall’altra e viceversa.

La differenza principale è che per gli ambienti cloud i cambiamenti vengono rilasciati direttamente da Atlassian e il cliente non ne ha il controllo, ad esempio la nuova issue view di Jira cloud sostituirà definitivamente la precedente dal prossimo marzo 2021.

La new issue view, la visualizzazione del dettaglio di una issue, era stata rilasciata più di un anno fa, lasciando però agli utenti la possibilità di passare alla precedente visualizzazione, questo da marzo 2021 non sarà più possibile.

Questa è la vecchia cloud issue view:

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Esempio della new cloud issue view:

1. Quick-add buttons: aggiunta di allegati e subtask; link a issue, qualsiasi URL e contenuto dalle app di Atlassian Marketplace.
2. Watch and more actions: osserva la issue, invia feedback ed esegui altre azioni come spostare e clonare.
3. Transition issues: passa rapidamente da qualsiasi passaggio di stato o del flusso di lavoro intermedio.
4. Pinned fields: blocca i campi più importanti e utilizzati di frequente nella parte superiore della visualizzazione della issue, compresi quelli sotto il link “Mostra altro”.
5. More fields: assegnatario, etichette, componenti, monitoraggio del tempo, campi personalizzati e altro ancora. Scegli Mostra altro per visualizzare tutti i campi della issue.
6. Configure issue layout: sposta, nascondi e modifica i campi nella nuova visualizzazione della issue. Ulteriori informazioni sulla configurazione del layout del campo della nuova visualizzazione issue
7. Activity section: sempre presente, in modo da poter aggiungere rapidamente un commento indipendentemente da quanto hai fatto scorrere. Modifica le autorizzazioni per i commenti e collega rapidamente.
8. Attachments: passa dalla visualizzazione striscia alla visualizzazione elenco per gli allegati o scaricali tutti in una volta per utilizzarli sul tuo dispositivo.

Per gli ambienti server e datacenter, invece, gli aggiornamenti alle nuove versioni possono essere gestiti dal cliente e testati prima in un ambiente dedicato.

Inoltre in Atlassian cloud, viene utilizzato un tema grafico predefinito, che non si può modificare, mentre negli ambienti server/datacenter si può intervenire con HTML e CSS custom. Questo potrebbe essere determinante se si vuole applicare una customizzazione grafica più spinta per allinearsi alle linee guida della corporate identity.

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Funzionalità

Ben più importanti sono le differenze a livello funzionale, che i due ambienti mettono a disposizione.

Due sono fondamentalmente le funzionalità aggiuntive che il cloud mette a disposizione rispetto agli ambienti server/datacenter: i progetti next-gen e le automation.

I progetti di tipo next-gen permettono ai team configurazioni a livello di campi e issue types, senza l’intervento di amministratori di Jira e aggiungono la visualizzazione della roadmap di progetto. Sono ideali per la gestione di piccoli team che hanno bisogno di flessibilità e autonomia.

Le automation sono delle regole che permettono di automatizzare alcuni processi in base a degli eventi (creazione, aggiornamento di un campo, ecc.). Le automation erano parte di un plugin, disponibile sia per cloud che per server, ma, dopo l’acquisizione da parte di Atlassian della società sviluppatrice del plugin, da inizio 2020 sono state rese disponibili gratuitamente per il cloud, mentre per la versione server e datacenter rimangono come plugin a pagamento.

https://www.atlassian.com/software/jira/features/automation

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Gestione dei backup

Altro aspetto importante da tenere in considerazione è la diversa gestione dei backup, se per gli ambienti server e datacenter la gestione dei backup è in carico al cliente, che può definire le proprie policy, accedere e restorare i backup in qualsiasi momento, nel caso del cloud invece Atlassian genera i backup quotidianamente e li conserva per 30 giorni per consentire il ripristino dei dati. Ma attenzione, non è gestito il servizio di ripristino in caso di errore umano del cliente, ad esempio cancellazione di un progetto Jira, una issue, uno spazio di Confluence, ecc.

Può anche essere generato un backup offline del proprio sito Jira o Confluence Cloud una volta ogni 48 ore. Atlassian conserva questi backup per per 7 giorni, ma possono essere scaricati localmente.

Tema collegato a quello dei backup è la gestione di un ambiente di sviluppo o test, mentre per gli ambienti server e datacenter c’è piena flessibilità e Atlassian mette a disposizione una licenza developer per ogni licenza acquistata, per l’ambiente cloud Atlassian è tutt’altro che semplice da mantenere e allineare. 

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Marketplace

Il Marketplace di Atlassian contiene più di 4.000 apps, che permettono di estendere le funzionalità native dei prodotti o integrazioni con altri sistemi.

E’ quasi sempre possibile trovare un’app che ricopra le esigenze di un cliente, ma in caso contrario si possono comunque sviluppare applicazioni custom specifiche.

Le apps presenti sul Marketplace Atlassian possono richiedere una licenza a pagamento, benché esistano add-ons gratuiti. Ogni app specifica la propria compatibilità relativamente ai diversi environment:

• Cloud
• Server
• Datacenter

Può esistere il caso che un add-on sia compatibile con l’environment server ma non per il cloud o viceversa, così come esistono alcune app compatibili con ciascun environment. 

Le app compatibili con il cloud spesso hanno funzionalità limitate rispetto al proprio omologo server a causa delle limitazioni infrastrutturali presenti in ambiente cloud. Inoltre solitamente il funzionamento di un plugin compatibile sia con il cloud che con il server risulta essere diverso, sempre a causa delle suddette limitazioni. 

N.B. Le eventuali differenze devono essere verificate nella documentazione del plugin di interesse 

https://marketplace.atlassian.com/

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MIGRARE DA UN AMBIENTE ALL’ALTRO

Come GetConnected abbiamo seguito molte migrazioni, da server a cloud, da cloud a server e da server a data center. Le migrazioni, come sappiamo bene, non sono mai facili e bisogna tenere bene in mente le differenze fra i due ambienti.

Ad esempio se si vuole migrare da cloud a server, tutti i progetti di tipologia next gen andranno convertiti in progetti classic o eliminati e non si avranno più a disposizione le roadmap. Altra considerazione importante, come abbiamo già visto nel paragrafo precedente, sono i plugin che si utilizzano nell’ambiente da migrare, non sempre sono disponibili per l’altro ambiente e, se presenti, potrebbero avere funzionalità diverse.

Per la migrazione al cloud, Atlassian mette a disposizione il Cloud Migration Center, un hub con specialisti di supporto dedicati, risorse di migrazione e altre guide di pianificazione per garantire il successo, inclusa una prova cloud estesa gratuita per i clienti server già esistenti, ma anche in questo caso, ad oggi è utilizzabile solo per Jira e Confluence, quindi se si ha anche il modulo Service Desk, bisognerà comunque procedere con una migrazione tradizionale.

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QUINDI ATLASSIAN CLOUD O SERVER? CONCLUSIONI

I prodotti Cloud e Server aiutano entrambi i team a ottenere una migliore collaborazione e maggiore trasparenza, ma è importante essere consapevoli che sono costruiti con basi di codice, funzionalità e vantaggi diversi.

Vediamo ora alcuni dei principali fattori di differenziazione.

Cloud: il meglio per innovazione e velocità
I prodotti cloud sono progettati per aiutare i team a diventare operativi rapidamente, con un sovraccarico amministrativo limitato. Nel cloud, l’archiviazione dei dati, i server e la manutenzione vengono gestiti da Atlassian per ridurre i costi di configurazione e migliorare la produttività. Gli aggiornamenti vengono implementati e rilasciati automaticamente in versioni di piccole dimensioni contrassegnate da funzionalità, in modo che i team dispongano sempre delle funzionalità, delle correzioni di bug e delle patch di sicurezza più recenti, senza tempi di inattività o interruzioni.

I prodotti cloud includono anche diverse funzionalità più richieste che non sono disponibili nelle versioni server, tra cui roadmap Jira, analisi di Confluence, notifiche migliorate e altro ancora. Inoltre, sono disponibili oltre 1.000 app e integrazioni del Marketplace, che forniscono esperienze in-app senza interruzioni in centinaia di applicazioni SaaS leader.

Server: ideale per la localizzazione e il controllo dei dati
Sebbene il cloud offra maggiore innovazione e velocità, alcuni team necessitano del pieno controllo sui dati e sull’infrastruttura di hosting e scelgono l’implementazione del server o del data center. Questi prodotti vengono distribuiti su macchine interne dietro il firewall, il che può essere importante se è necessaria una localizzazione dei dati rigorosa in cui le informazioni vengono conservate all’interno di un paese o regione locale. Alcuni clienti richiedono la possibilità di isolare fisicamente le loro macchine da qualsiasi rete esterna. Questo è più comune nei settori governativi e finanziari.

Con il server, si ha la possibilità di controllare la pianificazione, l’installazione e il test di nuovi aggiornamenti software. Ciò è vantaggioso per le organizzazioni che hanno bisogno di controllare la cadenza degli aggiornamenti rispetto a potenziali tempi di inattività che potrebbero influire su team e progetti. Questo aiuta anche a controllare quando vengono introdotte nuove funzionalità ed evitare modifiche impreviste.