Better Excel for Jira. Il nostro case study italiano con Midori

In questo articolo abbiamo riportato una case history su come abbiamo utilizzato Better Excel for Jira del nostro partner Midori per ottimizzare i flussi di lavoro e integrare i dati di tracciamento e gestione dei processi con i classici strumenti di Office adottati in alcune aree di un’importante impresa italiana.

Il nostro cliente è un gruppo di società italiano con sedi in tutta Italia e in molti dei paesi Europei, che conta più di 1000 tra dipendenti e consulenti. Lavorano nel settore IT e stanno conducendo la quota di mercato dei servizi di hosting e cloud.

Abbiamo iniziato a lavorare con loro più di 2 anni fa quando installarono Jira Atlassian solo per alcuni obiettivi limitati, ma successivamente l’utilizzo del tool iniziò a crescere e scelsero Jira per un progetto esteso all’intera azienda: tracciare il lavoro di tutti i dipendenti e i consulenti T&M con lo scopo di ottenere diversi risultati, come:

• conteggio ore per i pagamenti
• fatturazione interaziendale
• controllo aziendale
• tutte le relazioni necessarie per ottenere gravi fiscali per i progetti di R&D hi-tech
• monitoring dell’effort dei progetti e molto altro…

Un design della soluzione che coprisse tutte queste richieste era molto complesso e prevedeva l’uso di Jira e differenti estensioni Atlassian (Apps), tra cui Tempo Timesheet, Riada Insight e alcuni extra sviluppati internamente dal nostro team di sviluppo della BU Atlassian. Sia Insight che Tempo permettono report dei propri dati, ma in questo contesto l’esigenza era quella di mettere tutto in un unico spazio insieme alle informazioni di Jira, e così ri-utilizzare la stessa fonte per risultati diversi con diverse prospettive, livelli di aggregazione, separazione di informazioni e consolidamento dello storico. In aggiunta, uno degli stakeholder principali era il reparto contabilità e controllo aziendale che, per la progettazione J, adora Excel.

In occasione di progetti con altri clienti in passato avevamo già utilizzato Better Excel for Jira di Midori, ed era semplicemente il tool perfetto per il nostro scopo!

Utilizzando la potenza degli script groovy in background, abbiamo potuto ottenere dati da Jira, Tempo e Insight, e accedere alle rispettive API per avere informazioni dalla cronologia delle modifiche.
Usando le autorizzazioni incorporate abbiamo limitato l’accesso alle informazioni sensibili, definendo su misura chi potesse vedere cosa.

E poi, con tutta la flessibilità di Excel e della suite Office, in alcuni casi abbiamo usato pivot e formule, in qualche altra il merge degli indirizzi con Word, in altri casi abbiamo persino creato alcuni script VBA. Ad esempio – poiché si tratta di un gruppo di società diverse – per aiutare il reparto contabilità nel processo di fatturazione interaziendale il template Better Excel crea automaticamente un foglio indice e fogli diversi nello stesso file Excel, uno per ciascuna fattura da / verso le diverse aziende, e nel dettaglio di ciascuna mostra i dati raggruppati per centro di costo, progetto, linea di business, codice articolo, ecc…