Digital Transformation: cambiare è possibile

Secondo il report pubblicato ad Agosto da IDC (International Data Corporation), la spesa globale in prodotti e servizi IT è in continua crescita e si prevede che passerà dai 2.4mila miliardi di dollari del 2016 a oltre 2.7mila miliardi nel 2020.

La maggior parte di essi deriverà da aziende che investono in social, cloud, mobile e big data per portare avanti il proprio processo di Digital Transformation.

Cerchiamo allora di fare chiarezza su cosa si intende.

Con il termine digital transformation o trasformazione digitale si indica un insieme di cambiamenti prevalentemente tecnologici, culturali, organizzativi, sociali, creativi e manageriali che hanno l’obiettivo di ridisegnare l’offerta del proprio business per renderla più competitiva e più aderente alle aspettative del mercato grazie proprio alle tecnologie digitali.

Il processo di Digital Transformation è innescato dallo sviluppo di nuove tecnologie, ma non si limita alla loro adozione; la vera trasformazione richiede di integrare e coinvolgere tutto l’ecosistema toccato dal processo, incentivando la trasparenza, la condivisione e l’inclusione di tutti i partecipanti.

Si tratta quindi, inevitabilmente, di una priorità chiave e al tempo stesso di un enorme sfida in ogni tipo di realtà aziendale.

In GetConnected siamo convinti che per far fronte alle necessità che un’evoluzione di questo tipo comporta, sia fondamentale avere strumenti che supportino tale cambiamento. Non a caso le aziende di maggiore successo nel campo della digital transformation sono quelle che hanno integrato la componente digitale all’interno della propria strategia aziendale, contribuendo ad esempio alla misurazione dei tipici KPIs (come riduzione dei costi o soddisfazione dei clienti).

Per questo motivo crediamo che l’ecosistema Atlassian possa rappresentare un elemento chiave nella soluzione. Atlassian fornisce tra i più innovativi e funzionali strumenti per la collaborazione aziendale sul mercato. Ecco perché noi di GetConnected, expert di Atlassian dal 2009, consigliamo i loro prodotti a tutti i nostri clienti che vogliono innovare e digitalizzare i loro processi, spinti dalle necessità della trasformazione digitale.

Tra questi figura in particolare Jira: uno strumento per la gestione del lavoro in team, nato originariamente per lo sviluppo software e ormai applicato alle più svariate funzioni aziendali, grazie a cui è possibile integrare tutte le aree di business, e quindi tutte le risorse, che è poi quello che la digital transformation richiede.
In questo modo tutti i dipartimenti possono essere “agili” e costantemente aggiornati sugli avanzamenti delle singole aree, costruendo un’unica cultura aziendale che cresce dal basso a partire dall’utilizzo condiviso di uno strumento comune.

La vera forza di questo software è la grande flessibilità; si tratta infatti di uno strumento che si integra perfettamente ad ogni realtà di business, massimizzando il potenziale di ogni tipo di progetto e garantendo la creazione di un ambiente di lavoro responsabile e collaborativo in ottica perfettamente Agile.

Ricordiamo inoltre che Atlassian fornisce svariati tools a sostegno del business aziendale, perfettamente integrati a Jira, e un vastissimo Marketplace contenente migliaia di add-on in grado di estendere tutte le funzionalità native degli strumenti di base.

Pensiamo ad esempio a Confluence, altro strumento sviluppato da Atlassian; questo consente di mappare e centralizzare in un unico luogo ogni tipo di documento, riducendo l’utilizzo di telefono ed email. In questo modo si costruisce un substrato comune che permette ai differenti canali di comunicare e condividere esperienze, know-how e tutti i dati cliente, creando in tal modo un’esperienza omnicanale, unificata.

Per favorire un flusso di conoscenza di questo tipo è fondamentale avere a disposizione una Knowledge Base da cui attingere informazioni di vario genere, quali informazioni procedurali, how-to e troubleshooting a supporto non solo dei team IT, ma di ogni tipo di organizzazione o gruppo. Confluence ricalca a pieno questa necessità; permette infatti di costruire degli space dedicati proprio alla Knowledge Base e di integrarli eventualmente ad altri prodotti Atlassian come JIRA o JIRA Service Desk. In questo modo, ad esempio, i clienti hanno la possibilità di accedere rapidamente a una determinata soluzione e ottenere risultati di ricerca pertinenti, o “semplicemente” tutti gli utenti possono essere notificati quando gli articoli di interesse vengono modificati.
Importante sottolineare, tra i plus dello strumento, la possibilità di lavorare i documenti a più mani, di revisionarli, di inserire commenti o addirittura di mettere like alle pagine; sfruttando in sostanza l’aspetto social di Confluence e definendo una partecipazione attiva di tutti i membri che viene dal basso, pienamente in ottica “digital transformation”.

I “colossi digitali” sanno come sfruttare gli strumenti a loro disposizione per coinvolgere le persone – dipendenti e clienti – su larga scala, proprio attraverso l’impiego di canali come knowledge base o portali di help desk. Difatti le organizzazioni che hanno un service desk ben strutturato hanno un vantaggio nell’inizializzazione del processo di trasformazione digitale perché è un ottimo punto di partenza dal quale raccogliere nuove idee, punti deboli, sfide o cogliere la necessità di nuovi servizi che migliorino l’efficienza globale. Anche su quest’ultimo aspetto Atlassian offre una soluzione efficiente attraverso un portale sviluppato ad hoc per questo tipo di esigenze: JIRA Service Desk.

Ricordiamo che se da una parte, in un mondo che si digitalizza sempre più velocemente, è fondamentale muovere verso un processo di trasformazione digitale, e che quindi è necessario dotarsi di strumenti come questi affinché si sia pronti ad abbracciare la Digital Transformation a tuttotondo, al tempo stesso il vero vantaggio si ottiene solo con applicazioni e procedure ben definite. Ecco perché GetConnected offre da tempo la propria esperienza ed expertise nel ridisegnare i processi attraverso questi strumenti e fornire una consulenza ad hoc per tutte le specifiche esigenze. Inoltre, da Febbraio 2016, GetConnected è diventato il primo Atlassian Authorized Training Partner, unico autorizzato in Italia a erogare il Training certificato Atlassian. Possiamo fornire, in sostanza, tutti i corsi Atlassian del catalogo ufficiale, oppure definire insieme all’azienda cliente quale è il goal e creare, grazie alla nostra consulenza di Atlassian Expert, un percorso formativo specifico per le esigenze aziendali e di team. In questo modo siamo in grado di guidare i nostri clienti nel definire le linee guida necessarie a supervisionare le attività all’interno delle varie funzioni aziendali così da riuscire al meglio nel percorso di cambiamento verso la trasformazione digitale.

In ultima analisi è però importante sottolineare che la tecnologia, attraverso cui la trasformazione digitale prende forma, è soltanto il mezzo con cui questa si realizza: in un processo di questo tipo l’elemento fondamentale sono le persone. Difatti la trasformazione non prende in considerazione solo attività e processi aziendali, ma anche competenze personali come l’arte di parlare in pubblico o la capacità di focus.

Una svolta culturale di questo tipo porta con sé inevitabilmente un’estrema complessità: è noto infatti che le persone di per sé sono restie al cambiamento, specie se inserite da lungo tempo in un contesto lavorativo più tradizionale.
Per questo motivo è essenziale capire che, prima ancora di pensare alle tecnologie da utilizzare, è necessario istruire e orientare gli individui verso un processo di cambiamento che influirà necessariamente sul modo di interagire tra loro e con i loro clienti. È perciò importante rendere possibile la partecipazione, profonda e condivisa, di tutti i ruoli aziendali agli obiettivi di progetto così da poter far fronte alle resistenze culturali che possono nascere.

E Atlassian rappresenta un valido aiuto per superare questa barriera culturale, sfruttando come già accennato gli aspetti più social dei suoi prodotti, come la possibilità di creare intranet tramite Confluence per migliorare l’innovazione e la collaborazione tra tutte le risorse dell’organizzazione.

Questo non significa ovviamente che Atlassian rappresenti l’unico mezzo attraverso cui muovere alla digital transformation. Irrigidire la burocrazia attraverso gli strumenti non può rappresentare la chiave vincente.

Non si possono quindi consolidare i processi senza mettere in discussione il motore che sta alla base dell’organizzazione. Noi di GetConnected, ad esempio, abbiamo voluto puntare a soluzioni che consentissero a tutti di sentirsi parte di un’unica grande famiglia, in un clima collaborativo e distensivo. Per favorire questo approccio, ci siamo serviti di un team building informale, creando le condizioni per cui le persone possano fare gruppo al di là dei singoli progetti che le vedono coinvolte. Si tratta di attività formative non solo esperienziali, ma anche ludiche e di benessere, come le grigliate aziendali o i “Beer and Learn”, appuntamenti mensili durante i quali si discute di tematiche di vario genere accompagnati da della buona birra. Altra operazione messa in pista dall’azienda, a favore della collaborazione interpersonale, è stata la rivisitazione completa della struttura organizzativa aziendale a favore della creazione di un’organizzazione flat e del decadimento dei team gerarchici.

Ma uno sforzo di questo tipo può valerne davvero la pena?

Assolutamente sì. Approcciare alla Digital Transformation in modo corretto consente alle aziende di imparare a interagire al meglio con i propri clienti e quindi ad aderire pienamente alle loro esigenze; in sostanza a rendere vincente il business, anche il vostro!